Jak na onboarding onsite i na dálku?

Co je onboarding česky? 

Proces začlenění nových zaměstnanců do organizační struktury a kultury společnosti se označuje jako onboarding. Během této procedury získávají nově přijatí pracovníci poznatky potřebné pro jejich práci. Bohužel je často kladený větší důraz na samotný nábor nových zaměstnanců (recruitment) než na důkladný onboarding, který po něm následuje, což může být problém. Nový zaměstnanec musí hned zpočátku pochopit pracovní procesy a přizpůsobit se prostředí a kultuře firmy. 

Komunikace před nástupem do práce 

Je důležité udržovat s nově přijatým zaměstnancem kontakt ještě před jeho prvním dnem v práci, i kdyby celý proces onboardingu probíhal online. Tato pre-onboardingová fáze je důležitá, aby se nový kolega cítil vítaný a chtěný. Navíc podobné jednání pomůže, aby se ještě více ujistil ve svém rozhodnutí nastoupit právě k vám do firmy. Na co byste se tedy měli ještě zaměřit? 

• Vřelé přijetí nového člena týmu. 
• Detailní plán jeho prvního dne. 
• Představení firemní kultury. 
• Plánování neformálního setkání s týmem. 
• Poskytnutí brožur a dalších informativních dokumentů, aby o firmě věděl co nejvíce. 

 
Tip: Přečtěte si náš článek 4 firemní benefity pro úspěšnější nábor. 

Personalizovaný přístup  

Při onboardingu je důležité, aby byl šitý na míru – stejně jako dobrý oblek. Představte si, že každý nový zaměstnanec je jako člen rodiny – zaslouží osobitý přístup, který odpovídá jeho zkušenostem, schopnostem a potřebám.  

• Třeba takový čerstvý absolvent bude plný nadšení a elánu, ale s omezenou praktickou zkušeností. Tento nováček by mohl ocenit detailnější vedení a strukturovanější školení, které by mu pomohlo lépe pochopit nové pracovní prostředí a jeho dynamiku. 
• Kdežto takový zkušený manažer přichází s bohatými znalostmi a praxí. Tady by mohl být přístup více zaměřený na uvedení do firemní kultury, sdílení vize a cílů společnosti. Určitě může být vhodné mu poskytnout prostor pro sdílení jeho vlastních nápadů. Tento typ zaměstnance ocení více autonomie a otevřených možností. 

 
Vytváření personalizovaného onboardingového plánu ukazuje, jak si vážíte jedinečnosti každého jednotlivce a jeho přínosu do vaší společnosti. Není to jen začlenění nového zaměstnance do týmu, ale také vytváření prostředí, kde se každý může cítit cenný, motivovaný a plně připravený přispívat svými nejlepšími schopnostmi k růstu vašeho podniku. 

Adaptace nováčka 

První dva tři týdny v nové práci jsou jako první kroky dítěte – člověk je plný vzrušení, nových objevů, ale i nejistoty. V této fázi adaptace se nový zaměstnanec učí, jak se ve svém novém pracovním prostředí pohybovat. Je to čas, kdy se seznamuje s novým okolím, kolegy a pracovními postupy – v podstatě se učí, jak se stát součástí nového týmu. 
 
Tip: Chcete nováčkovi ukázat, s kým bude denně v kontaktu? Představte mu tým, jako jsme to udělali my v našem článku, jak začínali naši zaměstnanci a další perličky ze zákulisí myTimi. 
 
Management a kolegové hrají v této fázi nepostradatelnou roli. Představte si je jako průvodce na cestě, kteří nabízejí podporu, radu a povzbuzení. Manažeři i ostatní zaměstnanci můžou nováčkovi pomoci překonat jeho prvotní nejistotu. Na cestě k úspěšnému začlenění do nového pracovního prostředí hrají důležitou roli například některé z těchto onboardingových postupů po náboru zaměstnanců:  

1) Základní školení 

Základní školení poskytuje nováčkům komplexní porozumění jejich pozice a zodpovědnosti. Seznámí se s interními postupy, získají přehled o klíčových procesech, s nimiž budou pracovat, a naučí se využívat nástroje a systémy, které jsou pro jejich práci nezbytné. Školení také poskytuje prostor pro kladení dotazů a noví zaměstnanci si tak můžou vyjasnit jakékoli nepřesnosti, což jim napomáhá k rychlejší adaptaci. 

2) „Buddy“ systém

Jste rádi, když máte vedle sebe někoho, kdo vám jen tak pomáhá a poradí vám, když na to přijde? Buddy systém funguje na stejném principu. Nový zaměstnanec dostane „kamaráda“, kolegu, který mu bude nablízku, pomůže mu se zorientovat v novém prostředí a bude pro něj zprvopočátku, než si zvykne, hlavním kontaktním bodem v jakékoli situaci. 
 
U nás v myTimi tento významný úkol buddyho zastává Viki, která je jako maják v mlze – stále k dispozici, aby novým zaměstnancům ukázala správný směr a poskytla jim plnou podporu. 

Jak Viki vnímá svou roli buddyho a jaký má podle ní vliv na úspěšný start nových kolegů v myTimi?

Viki Bairamyan

Quality Assurance – Sales v myTimi

Jsem průvodcem nováčka ve firmě. V rámci onboardingu neřešíme jenom administrativní záležitosti, ale také firemní hodnoty, kdo co má na starost apod. Vysvětlujeme si i různé přezdívky, co tady používáme, třeba že Honzovi Skovajsovi říkáme Ultra, z čehož nováčci před zavedením buddy systému byly trochu zmatení. :)   
 
Onboarding má vliv na zrychlení celého procesu zapojení nováčka do projektů a snížení i případné chybovosti. Za prvé, mají člověka, na kterého se vždy můžou obrátit s dotazy a nemusí mít strach, že ho vyruší od práce. Za druhé, mnohem lépe si na začátku ujasníme vzájemné cíle a očekávání a dáváme si pravidelně zpětnou vazbu. Zároveň je to pro nového zaměstnance i méně psychicky náročné, protože ví, že je tady někdo pro něj. 

Tip: Chceš se o naší buddy Viki dozvědět více? Přečti si rozhovor, ve kterém prozrazuje, jaká je nejčastější otázka nastupujících nováčků. 

3) Shadowing 

Shadowing je vzdělávací metoda, kdy nový zaměstnanec nebo stážista sleduje zkušeného kolegu při jeho běžné práci, což mu umožňuje rychle se učit a adaptovat na pracovní procesy a firemní kulturu. Tato technika pomáhá nováčkům vyhnout se běžným chybám, osvojit si řešení problémů a získat autentický pohled na mezilidské vztahy v rámci společnosti.  
 
Shadowing je také nástrojem pro zpětnou vazbu, kde firma získává informace o novém kolegovi, a může tak lépe hodnotit jeho vhodnost pro danou pozici nebo potenciál pro jinou práci.

4) Rotace neboli kolečko 

Jedná se o metodu, která novým zaměstnancům nabízí možnost si v rámci organizace vyzkoušet různé role a funkce. Představte si to jako cestu po různých stanovištích, kde každá zastávka umožňuje nováčkovi nejen naučit se něco nového o konkrétním oddělení nebo týmu, ale také rozvíjet širokou škálu dovedností a pochopit, jak různé části/oddělení firmy spolupracují a přispívají k celkovému úspěchu byznysu.  

5) Sdílení know-how společnosti 

Předávání znalostí a zkušeností je jako předávání štafety. Je nezbytné pro rychlou a efektivní integraci nových zaměstnanců. Při tomto procesu zkušení pracovníci poskytují nově příchozím kolegům cenné informace, které se někdy nedají najít v žádném manuálu. Zkušení zaměstnanci předávají nováčkům osvědčené postupy, tipy a triky, které jim pomůžou pochopit, jak věci ve společnosti fungují, jak se dosahuje nejlepších výsledků a jak se vyhnout běžným chybám. 

6) Poskytnutí přístupů 

Představte si, že první den v nové práci dostanete sadu digitálních klíčů – hesla, přihlašovací údaje a kódy – které otevírají dveře k celému spektru nástrojů a zdrojů informací, jež potřebujete pro vaši práci. Jsou to klíče k digitálnímu království vaší nové role. 
 
Tyto klíče vám umožní přístup k e-mailům, interním databázím, projektovým nástrojům a dalším systémům, které jsou nezbytné pro komunikaci a spolupráci s týmem. Jde o zásadní krok v onboardingovém procesu, který přeměňuje nového zaměstnance z čekatele na střídačce v aktivního hráče na hřišti.  

7) Seznámení s praktickými aspekty 

Klíče už nováček má, teď nastává čas prozkoumat každý kout pracoviště. Tato fáze je podobná procházce novým domem, kdy se nový obyvatel seznamuje s obsahem každé místnosti. Zjišťuje, kde najde vše, co potřebuje pro plynulý průběh svého pracovního dne – od teplého místečka v kanceláři přes zasedací místnosti až po kuchyňku, kde se může setkávat s kolegy při kávě.  
 
Tato orientační prohlídka je nejen praktická, ale také symbolizuje začlenění do firemní komunity a každodenního života společnosti. 

A co když probíhá onboarding na dálku? 

Podle Academy To Innovate HR se tradiční metody začleňování staly nedostačujícími vzhledem k nárůstu práce na dálku od vypuknutí pandemie, což přinutilo organizace přehodnotit svůj přístup. V USA mělo v roce 2022 možnost pracovat na dálku na plný úvazek 35 % zaměstnanců. V Evropě se tato čísla liší podle jednotlivých zemí, ale například země jako Nizozemí evidují až 65 % obyvatel pracujících na dálku. Tato změna vyžaduje jiný přístup i k onboardingu zaměstnanců. 
 
Pro HR onboarding na dálku představuje určité výzvy. Velice důležitá je komunikace, která vyžaduje promyšlený výběr kanálů a metod, aby se zajistila angažovanost a srozumitelnost. Přenášení organizační kultury na vzdálené zaměstnance bez fyzického pracoviště je obtížné. Bez neformálního setkávání se také integrování nových zaměstnanců do týmu stává složitějším, což i tady zdůrazňuje důležitost přidělení buddyho. Navíc se můžou manažeři s malými nebo žádnými zkušenostmi v řízení vzdálených týmů potýkat s obtížemi. Důležité je také hodnocení úspěšnosti vzdáleného začleňování pomocí různých metrik:  

• Měření doby, kterou nový zaměstnanec potřebuje k dosažení plné produktivity,  
• sledování fluktuace nových zaměstnanců  
• a zjišťování, jak jsou noví zaměstnanci s procesem začleňování spokojení.  

To vše organizacím pomáhá identifikovat oblasti, ve kterých je možné provést zlepšení. 

Primární onboardingový checklist 

Onboardingový checklist (seznam úkolů při nástupu) je nezbytným nástrojem pro zajištění hladkého a účinného procesu začleňování nových zaměstnanců. Tento seznam úkolů pomáhá zajistit, že jsou všechny důležité kroky postupně a systematicky splněné. To výrazně zvyšuje šanci, že se nový zaměstnanec rychle a úspěšně adaptuje a stane se produktivním členem týmu. Jaké jsou výhody zavedení onboardingového checklistu: 

• Úspora času: Umožňuje rychle předávat informace a školení, minimalizuje potřebu opakovaného sběru informací a tím šetří čas pro HR i manažery. 
• Lepší organizace: Zajišťuje konzistenci v procesu začleňování, snižuje možnost vícenásobného úsilí a pomáhá vytvářet jednotný základ pro všechny nové zaměstnance. 
• Zlepšení zaměstnaneckých zkušeností: Poskytuje novým zaměstnancům jasný plán a vedení, což snižuje jejich počáteční zmatek a stres. 
• Zvýšená produktivita: Připravenost zaměstnanců od prvního dne zvyšuje jejich sebejistotu a produktivitu. 

Jaké jsou nejdůležitější prvky onboardingového checklistu: 

• Shromáždění a vyplnění všech potřebných dokumentů (smlouva, dohoda o mlčenlivosti apod.) před prvním dnem. 
• Příprava složky zaměstnance. 
• Interní představení nového zaměstnance: Uvítací e-maily, oznámení od nadřízených, představení týmu. 
• Přidělení mentora nebo dobrovolníka (zmíněný buddy). 
• Zajištění všeho potřebného pro práci (přístupy, elektronika). 
• Představení kolegům. 
• Nastavení kontrolních schůzek: Pravidelné setkání pro sledování pokroku.  
• Stanovení cílů pro prvních 30/60/90 dní: Definování a sledování krátkodobých cílů. 
• Hodnocení a zpětná vazba: Vyhodnocení výkonu a poskytnutí konstruktivní zpětné vazby. 

Aktuální trendy v onboardingu 

Článek 17 Incredible Onboarding Statistics (2023) uvádí několik zajímavých informací a trendů týkajících se oboardingu zaměstnanců: 

• Náklady a dopad začleňování: Organizace se silnými procesy začleňování zvyšují retenci (udržení) nových zaměstnanců o 82 % a produktivitu o 70 %. Nicméně 88 % zaměstnanců má za to, že jejich společnost nezvládá proces začleňování dobře a 58 % organizací má programy začleňování, které se primárně soustředí na procesy a administrativu.  

• Retence zaměstnanců a doba začleňování: Překvapivě 26 % zaměstnavatelů uvedlo, že jejich proces začleňování trvá pouze týden a jedna ze čtyř společností přiznala, že proces začleňování trvá dokonce jen den nebo méně. Značná část, 21 %, uvedla, že proces trvá více než měsíc, zatímco pouze 11 % má začleňování rozložené na tři měsíce nebo více. Tato statistika je zásadní vzhledem k tomu, že jedna třetina z přibližně 1 000 respondentů uvedla, že opustila práci během šesti měsíců od nástupu, přičemž téměř 17 % z nich odešlo mezi prvním týdnem a třetím měsícem. 

• Náklady na školení a dopady na příjmy: Velké organizace s více než 10 000 zaměstnanci vynakládají pouze 722 dolarů (cca 16 500 Kč) na školení (myšleno na osobu). Navíc společnosti, které dávají přednost školení zaměstnanců, generují průměrný příjem 169 100 dolarů (3 882 113 Kč) na zaměstnance, ve srovnání s 82 800 dolary (1 900 881 Kč) u společností, které školení nebo začleňování neprioritizují. 

Jiný článek – společnosti The HR Team – zase uvádí trendy začleňování zaměstnanců v roce 2023:  

• Zaměření na budování kultury a podpora vztahů na dálku: Ve virtuálním pracovním prostředí je důležité budovat vztahy mezi zaměstnanci prostřednictvím peer-to-peer komunikace a online aktivit, jako jsou virtuální obědy a digitální chaty, aby se posílily osobní vazby a podpořila se retence zaměstnanců.  

• Důležitost procesu znovuzačleňování (to jsme mohli vidět zejména po pandemii): Znovuzačleňování zaměstnanců, kteří se vracejí do práce například po mateřské dovolené, je nezbytné, aby se adaptovali na nové pracovní modely a kulturu společnosti, což může zahrnovat individuální přístupy a zohlednění jedinečných zkušeností každého zaměstnance​​. 

• Začleňování principů inkluzivity do procesu onboardingu: Je důležité, aby noví zaměstnanci cítili, že do firmy patří a jsou její ceněnou součástí. Toho lze dosáhnout tím, že se do procesu přivítání (onboardingu) začlení aktivity podporující rozmanitost, rovnost a inkluzi (DEI). To může zahrnovat například školení, která se zaměřují na porozumění a respektování rozdílů mezi lidmi, a nabídku diskusních fór, kde se řeší témata spojená s DEI.   

Tyto informace zdůrazňují významný dopad dobře strukturovaného a inkluzivního onboardingu na udržení zaměstnanců a celkovou produktivitu. 

Pomůžeme vám vytvořit silnou značku, která přiláká nové talenty 

Správné začlenění nových členů do týmu může být rozhodující pro dlouhodobý úspěch jednotlivce i celého podniku. V myTimi si toho jsme vědomí, a proto nabízíme řadu služeb, které vám pomohou zefektivnit a zjednodušit tento proces. Ať už jde o budování silné značky zaměstnavatele, vytváření efektivních náborových kampaní nebo optimalizaci vašich náborových procesů, máme zkušenosti, které potřebujete. Pomůžeme vám přilákat ty správné kandidáty a zároveň vytvořit prostředí, kde se noví zaměstnanci budou cítit vítaní a hodnotní.