Co je knowledge management a jak ho využít v praxi?

Co je to knowledge management? 

Knowledge management neboli řízení znalostí je proces rozpoznávání, tvoření, ukládání a sdílení znalostí v rámci firmy, společnosti atd. Podstatou je shromáždit všechny znalosti, které jsou pro firmu důležité, a předat je všem zaměstnancům. Tím se zlepší výkon firmy a snadněji se dosáhne cílů. 

Proč o knowledge managementu vlastně píšeme? Dostupnost informací je pro podnik klíčová. Pokud firma neumí dokumentovat a uchovávat znalosti, promarní drahocenný čas svých zaměstnanců. Ti totiž musí informace znovu dohledávat, nalézat dávná řešení, můžou opakovat minulé chyby a klást otázky, na které už jednou někdo odpověděl. 

Výhody knowledge managementu 

Čím efektivnější je společnost v oblasti knowledge managementu a sdílí informace se zaměstnanci, tím lepší výsledky bude mít. Mezi výhody patří: 

• rychlejší a lepší rozhodování 
• rychlejší dosažení obchodních cílů 
• lepší spolupráce mezi zaměstnanci 
• lepší komunikace v rámci celé organizace 
• optimalizovaný onboarding a školení zaměstnanců 
• spokojení zaměstnanci 

3 typy znalostí v knowledge managementu 

Knowledge management zahrnuje tři typy znalostí – tacitní, implicitní a explicitní. Jaký je mezi nimi rozdíl? 

1. Tacitní znalosti 

Tacitní znalosti představují znalosti, které jsme získali díky vlastním zkušenostem. Jsou založené spíše na intuitivním porozumění, a proto nejdou přesně popsat a předat dál. Příkladem tacitní znalosti může být rozpoznávání řeči těla nebo inovativní myšlení. 

2. Implicitní znalosti 

S implicitními znalostmi se můžete někdy setkat v rámci tacitních znalostí. Protože se ale mezi sebou liší, vysvětlíme každý typ zvlášť. Tacitní znalosti v podstatě úplně nevysvětlíte, zato implicitní ano. Jedná se například o know-how, které najdete v nastavených procesech. Zaměstnanci se pak učí prostřednictvím školení nebo osobním kontaktem se zkušenějším zaměstnancem. 

3. Explicitní znalosti 

Explicitní znalosti zahrnují vše, co se dá napsat a předat dál. Příkladem jsou různé dokumenty, pravidla, návody nebo případové studie. Tuto znalost si nejvíc uvědomíte, pokud jste přijali nového zaměstnance a chcete mu například vysvětlit, jak postupujete při obchodním jednání. 

Systémy knowledge managementu 

Firmy můžou ukládat znalosti pomocí různých nástrojů. Uveďme si příklady systémů řízení znalostí (knowledge management system): 

• Systémy pro správu dokumentů fungují jako centralizovaný systém pro ukládání digitálních dokumentů, jako jsou soubory PDF, obrázky, textové a jiné soubory. Jsou snadno dohledatelné.
• Systémy pro správu obsahu (CMS) jsou webové aplikace, kde můžou uživatelé upravovat a publikovat obsah, například články, fotky, videa atd. Příkladem může být WordPress nebo Shoptet. 
• Intranet je soukromá síť, která existuje jen v rámci dané společnosti.  
• Datové sklady zastřešují data z různých zdrojů do centrálního úložiště dat. 

Metody knowledge managementu 

Pro sdílení znalostí můžete použít různé metody a záleží jen na vaší firmě a potřebách, které z nich využijete. Které metody existují? 

Školení, praktické ukázky, otázky a odpovědi 

Tyto způsoby zahrnují předávání znalostí přímo od zaměstnance, který potřebné znalosti má. Může je předávat prostřednictvím osobního doučování, celopodnikového školení, online webinářů nebo skupinových diskusí.  

Výhodou je, že můžete hned odpovědět na otázky zaměstnanců a v případě nepochopení vše znovu vysvětlit. Nevýhodou je, že jsou tyto způsoby časově náročné a někdy složité zdokumentovat.  

Dokumentace, návody a nejčastější dotazy 

Jedná se o písemná sdělení, která můžete snadno uchovávat a předávat dál. Jejich vytvoření zabere sice víc času, ale pokud znalosti v nich budete aktualizovat, budou stále hodnotné. 

Fóra a intranety 

Znalosti si můžete předávat online pomocí diskuzních fór a intranetu, který sdružuje všechny zaměstnance. Tímto způsobem nejen zlepšíte spolupráci mezi zaměstnanci, ale rozvinete i jejich nápady. Nevýhodou je, že informace nemusí být pokaždé relevantní a hledání odpovědí ve fórech může být náročné. 

Případové studie 

Případové studie jsou skvělým průvodcem k jednotlivým tématům. Zaměstnanci se můžou inspirovat zvoleným řešením, postupy a dosaženými výsledky. Nevýhodou je, že můžou být příliš specificky zaměřené. 

Jak vám pomůže myTimi? 

Pořádáte webinář nebo online školení? Vytvoříme prezentace a návody, které předají vašim zaměstnancům důležité informace. Chcete své zaměstnance naučit, jak se zachovat v určitých situacích pomocí případových studií? Jejich tvorbu nechte na nás. Podívejte se, s čím vším vám ještě můžeme pomoct.