Ať jste maminkou či tatínkem v domácnosti, manažerem nebo manažerkou na vysoké pozici či vrchním velitelem, kterému podléhají vojenské jednotky, bude se vám v životě hodit tzv. Eisenhowerův princip důležitosti a naléhavosti. S čím vám pomůže a proč ho používat?
Time management ve válce
Eisenhowerův princip je jednou z mnoha metod time managementu. Nenavrhl ji přitom žádný magnát, ekonom či nositel Nobelovy ceny. Vděčíme za něj americkému generálovi a později prezidentovi Spojených států amerických. Dwight D. Eisenhower se narodil v roce 1890 a za druhé světové války byl vrchním velitelem západních spojeneckých sil v Evropě.
I přesto, že se vám vojenský velitel možná nezdá jako klasický reprezentant manažerů, navrhl z hlediska managementu jeden z nejvýraznějších předpokladů: Eisenhowerův princip.
Co je Eisenhowerův princip důležitosti a naléhavosti
V běžném životě, v zaměstnání, ale i ve válce si musíte umět určit priority. Ti, kteří tak neučiní, se dennodenně stresují, nemají mnoho volna pro sebe nebo časem dokonce podlehnou syndromu vyhoření.
Eisenhowerův princip je označován za techniku pro vrcholové manažery, kteří se věnují vedle mnoha dalších činností i strategii a operativě. Lze ji ale aplikovat na mnohem širší okruh lidí. Jde o určování priorit úkolů v rámci sebe-organizování.
Time management: Co je opravdu důležité a naléhavé?
Eisenhowerův princip (anglicky Eisenhower’s Urgent or Important Principle) nám pomůže především v okamžiku, kdy si potřebujeme určit, jaké denní úkoly jsou podstatné a kterým naopak není třeba přikládat velkou váhu. V rámci tohoto principu dělíme úkoly dle jejich důležitosti a naléhavosti.
- Důležitost úkolu se zpravidla odvíjí od toho, zda díky němu dokážeme dosáhnout svých cílů či cílů společnosti. Za důležité, tedy strategické, můžeme považovat oblasti jako rebranding, marketingová strategie, nastavení obchodního plánu, nábor klíčových pozic a mnoho dalšího.
- Naléhavost (urgentnost) úkolu se odvíjí od toho, kdy byl stanoven krajní termín pro splnění úkolu.
Činnosti rozdělené na důležité (strategické), nedůležité (operativní), naléhavé (urgentní) a nenaléhavé (neurgentní) jsou skvělým nástrojem pro prioritizaci úkolů.
Prioritizace úkolů aneb Jedná se o krizi či žrouty času
Pokud spojíme důležitost a urgentnost úkolů, vzniká kombinace rozdělená do 4 kvadrantů:
- Strategické urgentní (důležité a současně naléhavé) – tj. krizové situace. Úkoly je třeba řešit neodkladně a jako první. Po jejich splnění se můžeme posunout o stupeň níže.
- Strategické neurgentní (důležité, ale nenaléhavé) – tj. prevence krizí. Úkoly, které často nemají termíny, nicméně jsou urgentní (důležité). Mají totiž dopad nejen na obrat společnosti, ale celkově na byznys. Nebývají splněny naráz, ale prací na nich se blížíme k jejich zdárnému ukončení. Kvadrant strategické neurgentní bývá pro manažery z určitého hlediska zrádný. Do prvního kvadrantu se přesune pouze v okamžiku, pokud má deadline. Krajní termíny ale u “prevence krizí” často chybí a manažeři mají tendenci odkládat úkol do budoucna. Lze je delegovat na kompetentní osoby.
- Operativní urgentní (nedůležité, ale současně naléhavé) – tj. rutinní činnosti. Jde zejména o denní úkoly, plánování či kontrolu úkolů. Tyto činnosti je možné delegovat.
- Operativní neurgentní (nedůležité a současně nenaléhavé) – tj. žrouti času. Činnosti, které jsou úrodnou půdou pro prokrastinaci. Těmto úkolům byste měli jednou pro vždy učinit přítrž, ideálně by se k vám tedy vůbec neměly dostat.
Eisenhowerův princip nám ukazuje, co je nezbytné a co musíme dokončit sami. Věci, kterým bychom se měli vyhnout obloukem, raději delegujme a zpravomocněme svého zástupce v plné míře. S dalšími úkoly nám naopak jiní mohou pomoci tak, že budeme při práci co nejefektivnější a nejproduktivnější. To by mělo být cílem každého z nás.
Příklady jednotlivých kvadrantů Eisenhowerova principu
Tím, že si plánované úkoly zanesete do matice vytvořené dle Eisenhowerova principu, rozhodně nic nezkazíte. Naučte se s maticí pracovat. Je přirozené, že se úkoly posouvají z jednoho kvadrantu do druhého. Část lidí pracuje s úkoly na strategické ose, následně se přesune na operativní. Stejně to funguje u druhé osy.
Vše vám bude jasnější, pokud za každou kategorií uvidíte příklady ze života a praxe:
- Strategické urgentní – obchodní schůzky s důležitými zákazníky, mítinky s klíčovými dodavateli a partnery, krizové situace důležité pro vitalitu firmy (výpadek obchodního kanálu) apod.
- Strategické neurgentní – forecasty, strategie, obchodní a marketingové plány, firemní akce atd.
- Operativní urgentní – rutinní úkoly, tedy například e-mailová komunikace, komunikace a vztah se zákazníky ad.
- Operativní neurgentní – žrouti času.
Svádíte bitvy s některými úkoly? myTimi je za vás vybojuje!
Virtuální asistent myTimi by rád pomohl všem: v úvodu zmíněným maminkám i tatínkům v domácnostech, manažerům či manažerkám nebo (i přesto, že se mu to zatím nepoštěstilo) vrchním velitelům.
- Pomůže s prevencí krizí – delegujte na něj denní úkoly, plánování či kontrolu úkolů.
- Oporu u něj hledejte i s rutinními úkoly – převeďte na něj veškeré rutinní úkoly a procesy, od organizace kalendáře, vyřizování e-mailů, přes vkládání dat a organizování akcí.
- Zbaví vás žroutů času – díky službě myTimi se budete věnovat jen tomu, co vás baví a naplňuje. Zajdeme za vás na úřad, nahlásíme změnu v užívání stavby nebo vás objednáme k lékaři.
S osobním pomocníkem myTimi ušetříte čas a pustíte starosti z hlavy. Vyzkoušejte ho ZDARMA a objevte krásy virtuální asistence.
