Někteří si uvědomují a dokáží ocenit hodnotu svého času více, než jiní. Úkoly plní efektivně a i díky delegování jsou produktivnější. V myTimi jsme se rozhodli, že těmto osobám položíme pár otázek a zjistíme, v čem spočívá jejich úspěch v daném oboru.
A koho jiného bychom se první měli zeptat na delegování úkolů, než samotného CEO a ředitele služby myTimi Honzy.
Ahoj Honzo. V první řadě děkuji, že jsi si udělal čas na pár otázek. Můžeš se čtenářům v pár větách představit?
Jasně, jmenuji Jan Skovajsa :).
Posledních 10 let se věnuji řízení lidí a obchodu a jsou to dva roky, co se ze mě stal zakladatel a ředitel této služby myTimi. Problém velkého plýtvání času řeším již dlouhou dobu.
Co pro tebe delegování znamená a jak moc je pro tebe důležité?
Delegování pro mě znamená možnost zbavit se povinností, dát možnost ostatním, aby je za mě udělali a zároveň získat hromadu volného času. Delegování je nedílnou součástí mého života. Je to mimořádná cesta k efektivitě a produktivitě práce a myslím, že tu se mnou bylo odjakživa. Už od malička jsem měl tendenci přehazovat povinnosti na kamarády a sourozence :).
Jak moc se dá práce na tvé pozici delegovat?
Kromě složitějších problémů (strategických otázek businessu a obchodních schůzek) se dá delegovat téměř všechno. V okamžiku, kdy má práce nižší hodnotu, než můj čas, vyplácí se mi delegovat ji na 3. stranu, která udělá za 20 % ceny 80 % výkonu.
Které úkoly nechceš řešit a rovnou je deleguješ??
Jestliže zhodnotím, že daný úkol nemusím dělat sám a že mi nepřinese něco navíc (například radost či nové znalosti), položím si otázku. Zvládne úkol udělat někdo jiný podobně jako já nebo alespoň z 80 %? Pokud zní odpověď ano, pak deleguji. Což dělám cca u 50-70 % operativních činností.
Dobrými příklady jsou letenky a obecně cestování, starost o auto, úřady, pojišťovny, administrativní úkoly, reporting apod.
Jaké úkoly a činnosti jsou pro delegování vhodné a jaké ne?
Nevhodný je 5 minut trvající unikátní úkol. Nebude se opakovat, tudíž nemá smysl nastavovat systém. Nebo úkol vyžadující jakoukoliv odbornost. Tím myslím např. firemní strategie, finanční analýzy, big data apod. Nedelegoval bych ani obchodní schůzky.
Samozřejmě čím seniornější tým máte, tím složitější věci můžete delegovat.
Jakou hodnotu má pro tebe hodina?
Pro mne se pohybuje hodnota hodiny volného času někde v rozmezí 1 500 – 2 000 Kč.
Domníváš se, že si času vážíš více než lidi ve tvém okolí?
Nerad to říkám, ale asi ano. Vždycky jsem to tak měl. Přijde mi, že se lidé pořád honí za penězi. Přitom mnohem důležitější je mít tolik peněz, že si mohu koupit svůj vlastní čas. Snažím se tím říct, že čas je pro nás to nejdůležitější aktivum.
Myslím, že to dokonce patří mezi nejčastější věci, kterých lidé litují ve stáří. Že neměli čas na koníčky a lidi, které milují. Já bych se nerad probudil v osmdesáti se zjištěním, že jsem sice bohatý, ale kvůli tomu, abych byl bohatý, tak jsem neměl čas na nikoho a na nic.
Proč je dle tvého názoru důležité znát hodnotu svého času?
Protože tím získáte obří množství volného času a navíc vám nevadí platit lidem za to, že levněji (vyjádřeno v hodnotě času) zařídí například rodičovský příspěvek nebo seženou lístky do divadla.
Co musí člověk/virtuální asistent, na kterého úkol deleguješ, splňovat?
Musí být chytrý a bystrý, pochopit úkol na poprvé a udělat ho bez chyb. Nerad se opakuji a nechci přehnané množství komunikace. Očekávám pouze výsledek. Toho se snažím dostát i v případě naší služby, ale k tomu je ještě dlouhá cesta.
Jaké jsou přínosy delegování, ať už pro celou organizaci, manažera nebo pracovníky?
Výrazně efektivnější prostředí. Lidé se věnují činnostem, za které jsou placeni a kde jejich čas nejlépe využijí. Realita je bohužel taková, že ve spoustě firem např. programátor musí udělat sem tam nějakou administrativu apod. Je to zbytečná činnost, kterou správně nastavenými procesy a systémem delegování lze zcela odstranit.
Proč jsi se rozhodl využít službu myTimi, co jsi na ni v poslední době delegoval a jak jsi byl svýsledkem spokojen?
Prvním důvodem je, že jsem ji založil :). A to právě z vlastní potřeby delegovat činnosti na ostatní. Nechtěl jsem vlastního asistenta, protože asistent má limity – je jen jeden a tudíž umí omezené množství věcí. Chci službu, která umí skvěle všechno a na kterou se mohu na 100 % spolehnout. Proto jsem firmu založil a nyní ji i používám.
Deleguji zejména administrativní a finanční část mé práce. A pak volnočasové úkoly spojené s cestováním (letenky, itineráře, hotely), starost o auto a cokoliv s úřady.
Děkujeme Honzovi za rozhovor. Delegování je opravdu nedílnou součástí Honzova života, a proto jsme pro něj měli zařídit nejintenzivnější zážitek jeho poslední dovolené: potápění se žraloky.
