Virtuální asistentka vám ušetří desítky, dokonce až stovky tisíc ročně. Nevěříte? Pak čtěte dál. Vysvětlíme vám, jak snížit náklady ve firmě díky virtuální asistentce.
Kdo je vůbec virtuální asistentka?
Setkáváte se s pojmem virtuální asistentka poprvé? Pojďme si vysvětlit, v čem spočívá její práce. Virtuální asistentka plní pro zaměstnavatele tytéž činnosti, které by svěřil klasické asistentce – avšak s několika rozdíly:
- Celá spolupráce může probíhat online nebo po telefonu, takže zaměstnavatel nemusí kvůli asistentce najímat novou kancelář.
- Virtuální asistentka není nikdy nemocná a nebere si dovolenou.
- Na rozdíl od klasické asistentky, která chodí do práce na 8 hodin denně, virtuální asistentka plní úkoly, jen když je to zrovna potřeba.
- Virtuální asistentka má mnohonásobně více dovedností. Jak je to možné? To se dozvíte v následujícím odstavci.
Virtuální asistentka umí marketing i finance a mluví pěti jazyky
Virtuální asistentka ve skutečnosti nemusí být jedna osoba – může to být tým hned několika lidí, kteří mají různé znalosti a různé zkušenosti. Díky tomu pokryjí daleko širší spektrum činností, a zaměstnavatel tak získá specialisty na několik různých odvětví v jediné osobě. Kdyby se snažil najít jedinou asistentku, která umí sales, marketing, účetnictví a několik jazyků, pravděpodobně by hledal hodně dlouho.
Virtuální asistent je naprosto všestranný. Skládá se totiž z týmu odborníků na více oblastí byznysu.
Jak snížit náklady ve firmě díky virtuální asistentce?
Už jsme si vysvětlili, kdo je virtuální asistentka a co dělá. Jak vám ale pomůže snížit náklady ve firmě? Odpověď je jednoduchá: Je mnohem flexibilnější než zaměstnanec. Pracuje jen tehdy, kdy ji potřebujete. Nemusíte zbytečně platit za 8hodinovou pracovní dobu, kterou by asistentka celou nevyužila. Virtuální asistentka pro vás může pracovat klidně 20 minut nebo třeba 5 hodin denně – nebo klidně každý den úplně jinak.
Virtuální asistentka vám sníží náklady i za nemoci a dovolené
Pravděpodobně jste se už setkali se situací, kdy váš zaměstnanec onemocněl a vy jste za něj museli shánět náhradu. Téměř určitě také zaměstnancům proplácíte dovolenou nebo jim dáváte sick days. S virtuální asistentkou vás nic takového nečeká. Je vám k dispozici neustále – a když náhodou onemocní, plynule ji zastoupí jiná virtuální asistentka, která díky CRM systému přesně ví, co má dělat a v jaké fázi se vaše spolupráce nachází. Virtuální asistentka pro vás navíc pracuje jako externista, díky čemuž za ni nemusíte platit odvody za zdravotní a sociální pojištění. Zkrátka platíte pouze za čistý čas, který stráví nad vašimi úkoly.
Naše věčně usměvavá virtuální asistentka Radka.
Virtuální asistentka je rychlejší
Díky tomu, že se služba virtuální asistence skládá z několikačlenného týmu zkušených asistentů, má v součtu daleko více zkušeností a dovedností než skutečná asistentka. Zvládne tak rychleji a lépe úkoly, které by pro skutečnou asistentku mohly být složité, jelikož se s nimi nikdy nesetkala.
Představte si, že své asistentce zadáte zcela nový úkol: Napsat několik příspěvků na Facebook. Asistentka ještě nikdy firemní účet nespravovala, a proto stráví spoustu času hledáním informací, jak takový příspěvek napsat. Nakonec napíše několik příspěvků, z nichž je jen zhruba polovina použitelná. Oproti tomu virtuální asistentka pouze předá úkol tomu členovi týmu, který se vyzná v psaní příspěvků, a úkol je vyřešený – rychle a kvalitně.
Virtuální asistenti z myTimi spojují síly, aby úkol splnili na maximum.
Jak snížit náklady: Kolik vám virtuální asistentka ušetří?
Ptáte se, kolik přesně vám virtuální asistentka ušetří? Konečné číslo je samozřejmě závislé na hodinové sazbě virtuální asistentky v porovnání s hodinovou sazbou zaměstnance. Virtuální asistentka je zpravidla o něco dražší, za daný čas však vykoná daleko více práce. V konečném důsledku vyjde levněji i díky tomu, že za ni nemusíte platit odvody za sociální a zdravotní pojištění ani dovolenou.
Pojďme se podívat na konkrétní příklad, jak by to vypadalo při spolupráci s virtuální asistentkou na hodinu denně v porovnáním s interní asistentkou:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Za co virtuální asistentce platíte?
Způsob, jakým si virtuální asistentky účtují práci, je různý. V myTimi to děláme tak, že je virtuální asistentka při plnění vašich úkolů přihlášená do CRM systému. Tento systém na minutu přesně měří čas, který asistentka nad vašimi úkoly stráví. Vy tak máte jistotu, že asistentka čas využila naplno, a v pravidelném reportu vidíte, kolik času který úkol zabral.
Virtuální asistentka nemusí pracovat jen u počítače. Může za vás třeba doručit balíček.
Co všechno za vás virtuální asistentka vyřídí?
Virtuální asistentka nejčastěji dělá stejnou práci, jakou by dělala i klasická asistentka: administrativu, vyřizování telefonátů a plánování schůzek.
V myTimi pak virtuální asistentky dokáží vedle těchto úkolů vykonávat i komplexnější práci týkající se byznysu: reporting, zákaznický servis, akvizici, fakturaci nebo třeba marketing.
Vyplatí se vám spíš virtuální asistentka, nebo interní odborníci?
Sestavujete plán, jak snížit náklady firmy, a zasekli jste se u otázky, zda je výhodnější najmout si virtuální asistentku, nebo raději tým odborníků? Pravda je, že i virtuální asistentky naráží na určité limity a v některých situacích jsou pro vás skutečně výhodnější interní specialisté.
Naše virtuální asistentka Monika pomáhá klientům se správou sociálních sítí.
Jak najít dobrou virtuální asistentku?
Jak poznat, která virtuální asistentka je ta pravá? Uznáváme, že výběr virtuální asistentky dá vskutku zabrat. Není totiž asistent jako asistent. Dobrá virtuální asistentka by vám neměla přidělávat práci, ale přesně naopak – ví, jak efektivně přebírat úkoly a samostatně je plnit. Také je spolehlivá a důvěryhodná – musíte mít jistotu, že úkol na poslední chvíli nezazdí nebo se nevydá vyzradit vaše obchodní tajemství konkurenci. Virtuální asistentka by také měla být všestranná a zkušená v několika různých oborech, aby dokázala odvést co nejširší spektrum různorodé práce. Otázkou je také to, jak virtuální asistentku budete platit – nejvýhodnější virtuální asistentka je taková, u níž platíte jen za skutečně odvedenou práci.
Zajímá vás víc? Přečtěte si článek Jak má správný asistent fungovat?
Virtuální asistentka (nejen) pro vaše podnikání: 5 důvodů, proč si vybrat myTimi
- Náš tým se skládá z odborníků na různé oblasti byznysu pod jednou střechou. Díky tomu každý úkol vyřešíme rychle, kvalitně a efektivně.
- Platíte jen za čistý čas, který strávíme plněním vašich úkolů.
- Jsme féroví. Když s naší službou nejste spokojení, neplatíte.
- Jsme transparentní. Veškeré náklady vám pravidelně reportujeme a vy přesně vidíte, kolik času který úkol zabral.
- Při registraci vám darujeme 300 Kč, které můžete využít na naše služby a tím si vyzkoušet, jestli vám vyhovují.
