Jak probíhá obchodní jednání?
Průběh a postup obchodního jednání je v podstatě vždycky stejný. Nejprve se vzájemně představíte a zjistíte, co druhá strana potřebuje. Jakmile identifikujete problém druhé strany, začnete se mu věnovat více do hloubky. Poté připravíte nabídku nebo strategii, a pokud jsou mezi vámi vzájemné sympatie, pustíte se spolu do byznysu.
Abyste v obchodním jednání uspěli, musíte se na něj důkladně připravit. Věnujte pozornost přípravě, ale i dalším fázím obchodního vyjednávání, kterými jsou:
- Volba strategie
- Začátek
- Průběh
- Konec
A na následujících řádcích si jednotlivé fáze rozebereme víc dopodrobna. Každou z nich navíc doplňujeme o rady našeho CEO Honzy Skovajsy.
1. Příprava na obchodní jednání
Obchodní vyjednávání začíná už před samotným setkáním s druhou stranou – a to důkladnou přípravou. Náš CEO myTimi Honza říká: „Moje osobní zkušenost je taková, že většina lidí se na obchodní jednání málo připravuje. A je to většinou chyba. Klienti naopak ocení, když jste připravení, a udělá to na ně dobrý dojem.“
Proto je nezbytná důkladná rešerše, díky které získáte všechny potřebné informace o druhé straně:
- Prostudujte si webové stránky klienta a mějte jasnou představu o jeho produktech.
- Porovnejte firmu s konkurencí a zjistěte, kde si v rámci trhu stojí. Případně zanalyzujte také vlastní portfolio.
- Podívejte se také na výsledovky a rozvahy, abyste získali přehled o finanční situaci firmy, se kterou budete jednat.
- Mrkněte také na LinkedIn, abyste lépe odhadli, jak máte k dané osobě přistupovat, případně na co může být citlivá.
Díky přípravě budete mít lepší vyjednávací pozici, budete jistější a dokážete argumentovat i reagovat na případné námitky.
2. Volba strategie vyjednávání
Pokud bereme v potaz úplně první schůzku s klientem, pak volba strategie nemá smysl, protože nemáte jasnou představu o tom, co vás čeká. Místo toho se na prvním setkání obvykle snažíte zjistit, zda existuje nějaký potenciální zájem o váš produkt či nikoli. „Pokud zjistíte, že osoba váš produkt nebo službu nepotřebuje, pak nemá smysl zbytečně ztrácet čas. Bohužel většina manažerů často dělá chybu, když se snaží prorazit zavřené dveře,“ říká CEO myTimi Honza.
To ale neznamená, že máte přerušit kontakt nadobro. Jakmile zjistíte, že druhá strana váš produkt či službu teď nepotřebuje – navrhněte jí, zda se s ní můžete za určitou dobu znovu spojit (třeba za tři měsíce nebo za půl roku). Během této doby se může situace totiž klidně změnit.
Pokud ale druhá strana o váš produkt zájem má, je vhodné tuto potřebu jasně identifikovat a odcházet z první schůzky s dalšími stanovenými kroky – například se domluvíte na provedení analýzy nebo přípravě nabídky. Na další setkání už pak má smysl mít připravenou strategii.
Dobrá strategie závisí na tom, kdo jde na schůzku. Pokud je to manažer, obchodník a obchodní ředitel, je vhodné, aby se vzájemně střídali v projevu a nemluvil pouze jeden z nich. Často se však stává, že obchodní ředitelé převezmou kontrolu nad komunikací a schůzku zcela odkomunikují. To může být velkou chybou, protože klienti očekávají větší interakci s lidmi, kteří mají detailní znalost produktu nebo služby.
Existuje nějaký způsob, jak otočit nesouhlas druhé strany ve svůj prospěch? Odpoví náš CEO
Jan Skovajsa
Ani moc ne. Snaha otočit obchodní jednání, když už je skutečně na stole, pak působí „needy“ – člověk se snaží příliš zoufale přesvědčit druhou stranu k něčemu, co už odmítla nebo není připravená akceptovat. Nicméně v průběhu můžete slyšet tzv. „soft ne“, které dává druhé straně možnost opravdu přemýšlet nad spoluprací ve stylu „Už jsem je sice odmítl, ale můžu si to ještě rozmyslet.“
Na druhou stranu je důležité zdůraznit, že i když dostanete negativní odpověď, můžete se domluvit na opětovném spojení (například za tři měsíce).
3. Začátek vyjednávání
Podle našeho CEO Honzy je nejčastější a zároveň největší chybou na začátku vyjednávání použití fráze: „Děkuju za to, že jste si na mě udělali čas.“ Naopak ten druhý člověk by měl ocenit, že jste mu poskytli váš čas. Děkováním za čas se automaticky stavíte do podřízené role a dáváte najevo, že je ten druhý nad vámi.
Místo toho byste měli jít rovnou k věci, to zpravidla ocení výsledkově orientovaní lidé, kteří rozhodují o rozpočtech. Většina manažerů ale často začíná „small talkem“, což může tento typ lidí spíše obtěžovat. Rádi totiž přistupují k jádru věci a nechtějí chodit kolem horké kaše.
Také se nesnažte budovat vztah příliš brzy – ne ve fázi, kdy je důležité hlavně uzavřít obchod. Když začínáte s někým chodit, také budujete vztah postupně. Stejně tak je to i ve vyjednávání – nejprve uzavřete obchod, a teprve poté, když si navzájem rozumíte, začnete vztah rozvíjet (například při pracovních obědech).
4. Průběh vyjednávání
Na začátku obchodního jednání je velmi užitečné si ujasnit očekávání druhé strany – například přišli jsme sem s cílem projít, co druhou osobu trápí a možná se na konci dohodnout nebo stanovit další kroky. Náš CEO myTimi Honza doporučuje mít pro schůzku připravenou prezentaci nebo podobný podklad, kde jsou konkrétní případové studie s výsledky.
Zároveň je důležité být si ve výsledcích jistý a vyhnout se neurčitým odhadům. Místo toho, abyste řekli „výsledky mohou být“, řekněte „výsledky budou“. Tím ukážete svou jistotu a odbornost. To výrazně zvýší také vaši důvěryhodnost během samotného jednání a přispěje k uzavření obchodu.
Během obchodního jednání pokládejte otevřené otázky, potřebujete totiž získat rozvinuté odpovědi. Tímto způsobem vám druhá strana sdělí své potřeby, obavy a priority. Nezaměřujte se pouze na prezentaci svých produktů nebo služeb, ale také na pochopení potřeb druhé strany.
5. Konec vyjednávání
Jak poznat, že je druhá strana připravená uzavřít dohodu? Během obchodního jednání se často setkáte s námitkami ze strany klienta. Tyto námitky jsou ve skutečnosti důkazem toho, že vážně uvažuje o nákupu.
Pokud se vás druhá strana v průběhu schůzky doptává na podrobnosti (třeba jak bude probíhat spolupráce nebo jaké jsou garance) neznamená to, že se z obchodu snaží vykličkovat. Právě naopak. Takové otázky ukazují vážný zájem u vás nakoupit.
Tip: Jestli dojdete do zdárného konce, měli byste umět svým klientům také lépe porozumět, a zároveň s nimi posílit vztahy. Podívejte se, jak vám s tím pomůže žebřík produktů.
Jak úspěšně vést obchodní jednání?
Mnoho manažerů se často zaměřuje na různé vyjednávací taktiky, ale když se na ně soustředíte příliš, působí to neupřímně a vypadá to, jako byste trochu lhali. Většinou, když narazíte na zákazníka, kterému hodnotu přinesete, plácnete si i bez vyjednávacích taktik.
Dohody bez složitého vyjednávání pak dosáhnete i pokud si dokážete vytvořit dostatečně vysokou míru odborné autority a druhá strana vám tak uvěří, že jste schopní její problém vyřešit. Zároveň si vzájemně rozumíte a dokážete si představit pravidelná setkání.
„Někteří lidé se snaží být jako vlk z Wallstreet a myslí si, že toho druhého člověka utlučou argumenty. To ale na schopné lidi moc nefunguje.“ (CEO myTimi Honza Skovajsa)
Hodně dominantního manažera nepřemůžete pomocí argumentů. Nejlépe funguje autorita – přijít připravený, mít hluboké znalosti a odpovědi na všechny otázky, které vám druhá strana položí. Pak prodáte bez potřeby vyjednávacích taktik a často si plácnete už před podpisem smlouvy.
Tip: Pokud vás přeci jen vyjednávací taktiky zajímají, pak si přečtěte článek 10 tipů, jak úspěšně vyjednávat: Konkrétní taktiky a příklady z praxe. Například nadhodnocení nabídky má smysl zejména v případě, kdy už spolupráce s klientem probíhá.
Jak dlouhé by mělo být obchodní jednání a jak se na něj obléknout?
Jan Skovajsa
Obchodní jednání trvají nejčastěji 30 až 90 minut a délka obvykle závisí na protistraně. Kratší jednání, která jdou víc k věci, bývají úspěšnější. Hodně ale záleží také na tom, jak moc je druhá strana upovídaná.
Co se týče dress codu, platí tady „dress the part“ – tzn. oblékněte se podle toho, jakou organizaci zastupujete a komu prodáváte. Například pokud pracujete v poradenské společnosti KPMG, pak tenisky a triko nebudou asi moc vhodné. Jestli jste ale z kreativní agentury, nikdo od vás nebude čekat oblek.
Jak efektivně dosáhnout výhodné dohody?
CEO myTimi Honza radí:
- Nebojte se vyjednávat. Je to podobné jako ve vztahu – musíte mít jasně stanovené hranice, kam už nechcete jít. Pokud vám někdo nechce zaplatit 100 tisíc za něco, co podle vás hodnotu 100 tisíc má, pak mu řekněte: „Tak to se nedohodneme. Kupte si to od někoho jiného levněji, ale budete mít pravděpodobně horší výsledky.“
- Nikdy nedávejte slevy a neustupujte. Takové to „win-win“ je bullshit. Ve skutečnosti platí „můj způsob, nebo žádný“ – buď nabízíte služby, které mají svou hodnotu a druhá strana je ochotná za ně zaplatit, nebo ne. Lidé, kteří neustále smlouvají ceny a vyjednávají slevy, obvykle nepřinášejí kvalitní spolupráci. Ti nejlepší si sami uvědomí, zda vaše nabídka za to stojí a nedohadují se o tom.
- Svá tvrzení podkládejte důkazy – mějte pro schůzku připravenou prezentaci nebo podobný podklad, který obsahuje konkrétní případové studie s výsledky.
- Mějte odpovědi na všechny otázky a námitky – naučte se rozstřelovat námitky a buďte si jistí v tom, co říkáte.
Naopak, pokud někdo hned ustupuje nebo dává slevy, může kupujícího trochu znejistit. To povede k polemizování nad kvalitou nabízeného produktu nebo služby „Jsou opravdu tak dobří, jak říkají?“.
Například Henry Kissinger, bývalý ministr zahraničních věcí USA, při vyjednávání neustále opakoval otázku: „Je tohle to nejlepší, co mi můžete dodat?“ do té doby, než druhá strana neslevila 60 % a následně neřekla „Ano, teď je to to nejlepší, co vám dokážu předložit.“ Tohle je určitě zajímavá vyjednávací taktika, která funguje, když chcete získat slevu, ale zároveň byste si nejspíše nepřáli mít Henryho Kissingera za klienta.
Tip: Mohlo by vás zajímat, jaké vlastnosti by měl mít úspěšný obchodník.
Nejčastější chyba při obchodním vyjednávání
Lidé se často zaměřují pouze na prodej, aniž by naslouchali potřebám druhé strany.
Jak tuhle chybu nedělat?
- Parafrázujte, co druhou stranu trápí – druhá strana má obavy, že z ní budete tahat jenom peníze jako všichni ostatní, proto jí odpovíte: „Vy se bojíte toho, že my jsme další agentura, která z vás bude tahat jenom peníze a nic z toho nebude, protože tohle vám udělali všichni před tím. Kdybychom tedy našli cestu v podobě garance – výsledky nebudou takové, na kterých jsme se dohodli, poskytneme vám slevu. Je to za vás v pořádku?“
- Nuťte říkat druhou stranu ANO několikrát za schůzku – kupujícímu se nelíbí zelené auto a nevýhodný operativní leasing. Vy se tedy zajímáte o to, co by zvýšilo jeho ochotu k nákupu. Ptáte se tedy: „Pokud by to auto bylo červené a získal byste lepší podmínky pro operativní leasing, koupil byste si ho?“ Jestli vám odpoví kladně, pak on sám už svůj nákup odsouhlasil.
Jak řešit konflikty během vyjednávání?
Na to máme velice jednoduchý recept – jakmile vznikne konflikt při vyjednávání, znamená to, že s druhou stranou nemáte začít spolupracovat. Honza říká: „Lidé, kteří nezvládají své emoce při vyjednávání, jsou jednoduše nevhodní pro spolupráci. S nimi nemá smysl nadále pracovat nebo uvažovat o byznysu. Zažil jsem pár takových konfliktů při vyjednávání a tu schůzku jsem za pět minut ukončil.“
Konflikt může někdy vzniknout až ve fázi dodávání produktu nebo služby. V takovém případě je klíčové snažit se druhé straně porozumět. Často se totiž stává, že lidé si melou svoji pravdu a nenaslouchají. Proto je důležité konflikt pojmenovat již na začátku schůzky.
Úspěšný obchod můžete uzavřít i díky nám
Objevíme nové příležitosti, navážeme kontakty, domluvíme schůzky a nabídneme produkty nebo služby. Dejte nám vědět, s čím byste potřebovali pomoct, a společně najdeme nejvhodnější řešení. Celou oblast obchodu pak můžete svěřit klidně nám.
