Recenze: Freelo – do třetice všeho dobrého

Jak se jeden nástroj stane součástí procesní DNA celého týmu 

Každý, kdo se zabývá tvorbou obsahu, dříve či později narazí na nutnost zavedení efektivního projektového řízení. U nás to nebylo jinak. S růstem content týmu a přibývajícími klienty jsme potřebovali nástroj, který by dokázal udržet všechny nitky pevně v rukou, aniž by nás svazoval složitou administrativou nebo nepřehledným rozhraním. 

Od chaosu k systematické práci 

Cesta k efektivnímu projektovému managementu nebyla jednoduchá – jako většina jsme začínali s e-maily a tabulkami. Pak přišlo období experimentování s různými nástroji – od Trella přes Asanu až po Monday.com. Každý měl své výhody, ale žádný nástroj nedokázal pokrýt všechny naše potřeby tak komplexně jako Freelo. 

Hlavní milníky naší cesty s Freelem 

• Prvotní implementace – začali jsme postupně, projekt po projektu. Nejdřív jsme převedli správu blogových článků, pak sociální sítě a nakonec kompletní projektové řízení content týmu. 
• Vytvoření vlastních procesů – Freelo nám umožnilo definovat workflow přesně podle našich potřeb. Díky štítkům, komentářům a time trackingu jsme konečně získali skutečný přehled o tom, jak efektivně pracujeme. 
• Integrace s dalšími nástroji – propojení s firemním kalendářem a úložištěm nám šetří drahocenný čas každý den. 

S čím nám Freelo pomáhá každý den 

• Všechny informace k projektu na jednom místě. 
• Jasně definované role a odpovědnosti. 
• Přehledné sledování termínů. 
• Efektivní komunikaci v týmu. 
• Transparentní měření času. 

Co je pro nás největší výhodou Freela? Jeho možnosti rostou spolu s námi. Když jsme začínali, stačily nám základní funkce pro správu úkolů. Dnes využíváme pokročilé nástroje pro time tracking, reportování a řízení kapacit. A stále objevujeme nové možnosti, jak si práci ještě více zefektivnit. 

Jak Freelo pomáhá ve sledování a hodnocení výkonnosti jednotlivých členů týmu? Odpoví náš Director of Strategy

Milan Zeman

Director of Strategy myTimi

Máme projekty rozdělené na interní a klientské. Freelo má několik různých reportů a já osobně pro sledování výkonnosti a organizaci práce používám 2 z nich + přehled „Kalendář“. Každý týden stahuju report tzv. „Denní“, kde vidím konkrétní úkol, podúkol, klienta i čas. Z těchto reportů se pak agreguje celkový měsíční interní přehled. Jednou za měsíc se podívám na report „Souhrny“, kde rychle vidím poměr práce na interních vs. klientských projektech, abych věděl, kde je potřeba optimalizace. Kalendář mi slouží při plánování kapacit na jednotlivé týdny, protože přehledně ukazuje počty a názvy přirazených úkolů na jednotlivé dny. Freelo mi tedy pomáhá sledovat časy a počty úkolů, což jsou dva zásadní faktory pro řízení kapacit a zdrojů v týmu.

Tři pohledy na každodenní práci s Freelem 

Pojďme se podívat, jak Freelo hodnotí naši kolegové, kteří jej dennodenně používají. 

Content manažerka – plánování v praxi 

Freelo se pro mě stalo nepostradatelným pomocníkem při řízení obsahové strategie. Zatímco jsem dříve musela složitě dohledávat informace v různých dokumentech a e-mailech, dnes mám vše přehledně na jednom místě. To mi umožňuje soustředit se na to podstatné – kvalitu obsahu a spokojenost klientů. 

Obzvlášť užitečná je možnost nastavit si vlastní workflow pro různé typy projektů. Díky šablonám jsme standardizovali procesy a eliminovali běžné chyby. Když zadávám nový projekt, v systému zvolím všechny nezbytné kroky – od briefu přes korektury až po publikaci. 

„Nejvíc oceňuji funkci připnutých poznámek u projektů,“ říká naše content manažerka Aneta. „Každý projekt má jednoduše dostupné své poznámky, důležité přístupy i kontakty. To se osvědčilo zejména při zaškolování nových kolegů nebo při předávání projektu mezi členy týmu.“ 

Koordinátorka – dirigentka projektového orchestru 

„Jako ,styčný důstojník‘ projektu trávím ve Freelu většinu pracovního dne,“ přiznává naše koordinátorka Nicol. „Systém štítků se stal mým nejlepším přítelem – okamžitě vidím, v jaké fázi se jednotlivé úkoly nacházejí, kdo na čem pracuje a kde můžou vzniknout případná zpoždění.“ 

Práce koordinátorky připomíná dirigování orchestru (nebo také žonglování s až příliš mnoha míčky najednou). Freelo v tomto směru nabízí několik neocenitelných funkcí: 

• Přehledný kalendář s termíny a milníky. 
• Automatické notifikace o blížících se deadlinech. 
• Možnost flexibilně přerozdělovat kapacity. 
• Detailní reporty o vytížení jednotlivých členů týmu. 

„Dříve jsem často řešila problém s přetížením některých členů týmu, zatímco jiní měli volnější období. S Freelem vidím vytížení každého člena týmu v reálném čase a můžu práci lépe distribuovat,“ dodává Nicol. 

Copywriter – v první linii obsahové tvorby 

Z pohledu copywritera je Freelo především prostor, kde se rodí obsah. Text prochází rukama několika lidí – od prvního náčrtu až po finální verzi. A právě tady se ukazuje síla propracovaného systému komentářů a revizí. 

„Konečně mám jistotu, že pracuji s aktuální verzí textu,“ pochvaluje si náš copywriter Petr. „Systém komentářů mi umožňuje vést konstruktivní dialog s korektorem nebo zadavatelem přímo u konkrétních úkolů. A díky jasnému workflow vím, že na nic nezapomenu.“ 

Mezi oblíbené funkce patří: 

• Přímé napojení na cloudové úložiště s podklady. 
• Možnost sledovat čas strávený na jednotlivých úkolech. 
• Přehledný systém priorit a termínů. 
• Historie úprav a možnost vrátit se k předchozím verzím. 

„Překvapilo mě, jak rychle se dá ve Freelu ,rozkoukat‘,“ uzavírá Petr. „Po dvou třech dnech práce jsem měl pocit, jako bych ho používal odjakživa. A to je podle mě ta nejlepší vizitka uživatelského rozhraní.“ 

Vždycky je co vylepšovat 

Každá mince má dvě strany a i ten nejlepší nástroj má své limity – v tomto ohledu není Freelo žádnou výjimkou. Za tři roky používání jsme narazili na několik oblastí, kde vidíme prostor pro zlepšení. 

„Desktopová aplikace je vlastně jen prohlížeč v jiném kabátku a bez možnosti práce se záložkami,“ poznamenává náš copywriter Petr. „Pro většinu uživatelů je pohodlnější používat Freelo přímo v klasickém prohlížeči.“ 

Koordinátorka Nicol by zase ocenila vylepšení notifikačního systému: „Někdy je těžké udržet přehled v záplavě upozornění, zvlášť po návratu z dovolené. Uvítala bych možnost jednotlivá oznámení lépe filtrovat a prioritizovat.“ 

„Při současné práci na více úkolech nám chybí možnost měřit čas paralelně,“ doplňuje content manažerka Aneta. „Pro přesnější time tracking tak občas musíme sáhnout po specializovaných nástrojích.“ 

Tato omezení ale nepředstavují zásadní překážky v každodenní práci. Freelo navíc své funkce průběžně vylepšuje – například dlouho očekávaný tmavý režim je už ve vývoji, byť zatím v beta verzi.

Co nás Freelo naučilo 

Tři roky intenzivní práce s Freelem nám přinesly nejen efektivnější správu projektů, ale i hlubší pochopení toho, jak efektivně fungují procesy v content týmu. Úspěch totiž nespočívá v množství funkcí, ale v jejich smysluplném využití. 

Několik postřehů z praxe: 

• Důsledná práce se štítky šetří čas při vyhledávání a třídění úkolů. 
• Včasné nastavení notifikací předchází nedorozuměním v týmu. 
• Strukturované komentáře urychlují zpětnou vazbu. 
• Přizpůsobení dashboardu podle role zvyšuje produktivitu. 

Proč právě tři pohledy 

V závěru naší recenze na Freelo musíme vypíchnout, že nejde jen o nástroj – je to prostředí, kde se potkávají (nikoliv střetávají) různé role a perspektivy. Content manažerka v něm vidí strategického pomocníka, koordinátorka oceňuje přehled nad projekty a copywriter praktickou podporu při tvorbě obsahu. A právě to synergicky dělá z Freela více než součet jeho funkcí. 

Tři roky s Freelem nám ukázaly, že nejlepší nástroj je ten, který se přizpůsobí vašemu stylu práce, ne naopak. A pokud máte v týmu různé role s různými potřebami, je důležité, aby každý našel to své. V tom Freelo exceluje.