Daniel Gamrot je zkušeným školitelem osobní produktivity a time managementu pro jednotlivce i velké společnosti. Z jeho workshopů a školení tak profitují jak jednotlivci, tak zaměstnavatelé. Moc nás těší, že je jakožto propagátor delegování drobných úkolů i nadšeným uživatelem služby myTimi. Jak si Dan dokázal poradit s prioritizováním si můžete přečíst v jeho článku.
Autor: Daniel Gamrot
Jak se soustředit na priority
Produktivita = dělat správné věci ve správný čas a správným způsobem. Neexistuje k ní zkratka, není žádná tajemná formule nebo grál, který by ti zjednodušil práci. Máš 24 hodin a možnost investovat energii tam, kam ti to dává největší smysl. Upřít pozornost na to, kam má podle tebe energie jít. Pak se dostaví výsledky.
Výkaz práce není jen šikana
Sám jsem trávil desítky minut vyplňováním výkazů práce v zaměstnání. Samozřejmě na to „nebyl čas“ v průběhu dne, a tak jsem toto pomyslné lego skládal s odstupem. Jaký to mělo smysl? Odškrtl jsem si jeden úkol, povinnost. Tehdy jsem na to nahlížel jako na něco, co musí být.
Když jsem skočil rovnýma nohama do vod freelancingu, došlo mi, že nic podobného už nebudu muset absolvovat. Jakmile jsem si ale jednou jen tak ze srandy stopnul, kolik času trávím prací, vypadlo na mě neuvěřitelné číslo – cca 60 hodin týdně. Co se stalo se čtyřicetihodinovým pracovním týdnem, který jsem chtěl původně zkrátit?
Jak získat přehled o svém čase
Tehdy jsem si stáhl aplikaci Toggl a můžu ti říct, že to byl jeden z nejdůležitějších kroků k vyšší efektivitě. Toggl ti to dá černé na bílém. Protože dostaneš přehled o tom, co děláš a na základě toho můžeš optimalizovat.
Pokud tě digitál neláká a Toggl nebo podobné nástroje nejsou tvůj šálek kávy, udělej si podobný výkaz na papír. Výsledek pak bude stejný, jako v Toggl, jen na papíře.
Co z toho pro mě bylo důležité
Rozhodnutí, co škrtnout a co nechat a věnovat tomu úsilí, lze provést mnoha různými způsoby. Mně osobně v tom pomáhají škatulky, do kterých jednotlivé činnosti roztřídím. Mám pro tebe jednoduchý úkol. Vezmi si barevný fix nebo propisku a ke každé z položek výkazu si poznač jedno z písmenek podle toho, jak moc urgentní nebo důležitá ta věc byla:
- A – to jsou věci, které nespěchaly, nehořely, a byly důležité
- B – to jsou důležité urgentní věci, které už bylo potřeba provést
- C – to, co bylo urgentní, ale nebylo pro tebe důležité
- D – to je ten zbytek, nespěchající nedůležité aktivity
Vyhodnoťte svůj seznam
Kterých písmenek máš nejvíce? Krásné na celém průzkumu bylo, že nejvíce lidí pracovalo na aktivitách A a B. Důležité věci. A to je super. Většina lidí ale také inklinovala k úkolům, které označujeme jako B – tady naléhavé důležité. To není špatně, pokud si stanovíte plnění B věcí jako vaši základní oblast působení.
Např. hasiči, záchranáři a další fungují na základě urgence. Naprostá většina lidí však Béčka nevítá, ale přesto jim v seznamu dominují. Tuší, že největší radost z toho, co dělají, zažívají při práci na A aktivitách, ale nezbývá jim na ně čas a energie.
Céčka pošli dál nebo je rovnou zruš
Pokud v tvém výkazu existují C aktivity, zkus se nejdříve zamyslet nad tím, co můžeš udělat pro jejich eliminaci, podobně jako u Déček. Pokud se jich chceš do budoucna vyvarovat, promysli, jak je zrušíš. Reaguješ často na e-maily, které ti vlastně nic nepřináší? Vykašli se na to. Chodíš na schůzky, kde ze své strany není žádná přidaná hodnota? Co můžeš udělat pro jejich omezení?
Vykašli se na Déčka
Nenaléhavé a nedůležité věci jsou pro tebe ztráta času. Nic ti nepřináší, neodpočineš si u nich a z dlouhodobého pohledu nemají na tvém programu co dělat. Může to být nadmíra sjíždění Instagramu, hodiny proležené na gauči u Netflixu, aniž by to mělo nějaký pozitivní účinek. Můžou to být činnosti, které děláš jen proto, abys něco dělal. Věř mi, jen tě okrádají o energii, kterou můžeš investovat mnohem efektivnějším způsobem.
Kdo mi pomůže s Céčky a Déčky
Tohle vše jsou činnosti, které není dobré úplně vypustit, ale může je hravě zvládnout někdo jiný nebo se mohou provádět zcela automaticky. Že nemáš na koho delegovat? Před časem jsem objevil boží službu myTimi. Jsou naprosto senzační! Hravě si poradí nejen s tvými Céčky, ale prakticky s čímkoliv. Určitě je vyzkoušej.
Jo a pokud napíšeš mé jméno „Daniel Gamrot“ kdykoliv během registrace nebo při zadání nového úkolu, dostaneš 500 Kč kredit pro vyzkoušení si Timiho služeb.
… Zajímá vás víc? Přečtěte si článek Jak se soustředit na priority na Danově webu.
