Jak jsme převzali administrativu kurzů ITC pro učitele z celé Evropy?

Přijeďte do Prahy

Kurzy ITC se zaměřují na širokou škálu dovedností, a mimo toho napomáhají k multikulturní propojenosti v rámci Evropy a mobilitě akademických pracovníků. Nabízí kurzy na aktuální témata jako např. inovační přístupy ve výuce nebo Využití e-learningových platforem. Kurzy se uskutečňují v Praze, Helsinkách a Barceloně. Většinou se na jednom kurzu sejdou skupinky minimálně ze 4 různých zemí. 
 

S čím ITC pomáháme? 

V lednu 2022 z ITC odešel jeden z klíčových zaměstnanců, který byl ve firmě 15 let a po celou tu dobu se staral o administrativu. ITC se rozhodlo, že chce celou administrativu outsourcovat, aby změna proběhla hladce. Během celého ledna jsme měli pravidelné zaškolení s ITC, které nám zabralo 20 hodin. Od poloviny ledna jsme začali s postupným vyřizováním požadavků.   

Převzali jsme pro ITC kompletní správu administrativy a komunikaci s účastníky skrz e-mail. Každý den vyřizujeme přibližně 40 požadavků, kdy komunikujeme v anglickém jazyce se zájemci o kurzy z celé řady evropských zemí, jako je třeba Španělsko, Francie, Portugalsko, nebo dokonce i z Turecka. V myTimi máme timíky z více zemí, i proto je přizpůsobení kulturním specifikům pro nás přirozené.
 

Jaké postupy jsme pomocí virtuální asistence zdokonalili? 

Na základě předchozích zkušeností u jiných klientů jsme ve spolupráci s ITC vylepšili jejich interní procesy, optimalizovali jsme databázi účastníků a nastavili nové komunikační kanály. Jaký byl výsledek?

• Ušetřili jsme okolo 25 hodin práce měsíčně tím, že jsme vytřídili a automatizovali databáze.  
• Udělali jsme pořádek v přehledu kurzů a registracích, čímž se celý systém zpřehlednil. Je přesně vidět, který kurz má plnou kapacitu nebo který kurz máme více propagovat. 
• Díky jednoduchosti současného systému se snížila i chybovost.      

Jak jsme pracovali? 

ITC má vlastní „vánoční období“, únor, kdy školy žádají o granty, a tak se výrazně zvýšil počet e-mailů denně (z původních 40 na 120). Jak jsme s tímto ITC pomohli?

• Denně jsme se administrativě věnovali v průměru 14 hodin.  
• Máme pravidlo, že všechny maily musí být zpracované do 17:00. Zvládli jsme to i během února a docílili jsme toho díky tomu, že jsme zaučili další kolegyni, aby se mohla hned zapojit do řešení jednodušších požadavků. ITC už nemuselo tyhle problémy vůbec řešit.

Jak jsme si poradili s náhle navýšenou kapacitou?  

Náhlé navýšení kapacity by mohlo být pro ITC velkou komplikací. Full time zaměstnanec se zpravidla věnuje práci 8 hodin denně a jeho dlouhodobé přetížení může mít za následky zvýšení chybovosti. Často zaměstnanec ani nemá možnost věnovat se práci mimo pracovní dobu, a kvůli tomu se pak snižuje efektivita a response time. Díky outsourcingu však dokážeme rychle zapojit další kolegy a navýšit tak kapacitu skoro 2krát. Stejně jednoduše pak dokážeme kapacitu i snížit zpátky.

Přidaná hodnota, kterou od nás ITC získává, spočívá ve: 

1. flexibilitě a přizpůsobení se aktuálnímu množství požadavků, 
2. vylepšení interních procesů,  
3. znalosti kulturních specifik,  
4. přímém napojení na systémy ITC, 
5. týdenních update callech a reportech,   
6. zastupitelnosti.  

Máte o podobnou službu zájem? Neváhejte nás kontaktovat, rádi pomůžeme i vám.