Berenika je už více než rok profesionální virtuální asistentkou ve firmě myTimi. Pro své klienty vyřizuje faktury, telefonní hovory a administrativu. V čem vlastně práce virtuální asistentky spočívá? Co všechno musí umět a proč byste si měli vybrat raději ji než klasickou full-time asistentku? Má virtuální asistence i nějaké nevýhody? Na to všechno jsme se jí zeptali v dnešním rozhovoru, tak se pusťte do čtení.
.jpg)
Co si máme pod pojmem virtuální asistence představit?
Virtuální asistenti pomáhají lidem s věcmi, které jsou pro ně z jakéhokoli hlediska náročné. Nechtějí nebo nemůžou je zařizovat sami, a tak je outsourcují na nás. Jako virtuální asistenti máme zkušenosti s všemožnými úkoly, a tak je vyřešíme rychleji a efektivněji, než kdyby si je klient řešil sám.
Co všechno může virtuální asistent za klienta vyřešit?
Virtuální asistent řeší spoustu věcí. Zakládáme s.r.o. a živnostenské listy. Pomáháme s rešeršemi a vyhledáváme dodavatele nebo zákazníky. Děláme překlady, přepisy textů i grafiku. A vše další, co máme v tuto chvíli na stránkách.
Je možné najmout si virtuálního asistenta jen jednorázově, nebo pracujete i v rámci dlouhodobé spolupráce?
Děláme obojí. Máme klienty, s nimiž pracujeme dlouhodobě a pravidelně pro ně zpracováváme určitý úkol. Stejně tak ale máme i dlouhodobé klienty, kteří nám nepravidelně zadávají různé úkoly – zkrátka to, co zrovna potřebují. Jednou za týden se jim ozveme přes WhatsApp nebo sms a domluvíme se, jestli je v danou chvíli něco, s čím bychom jim mohli asistovat. Samozřejmě ale vyřizujeme i jednorázové úkoly – třeba to založení živnostenského listu, které už jsem zmiňovala.
Pomáháte spíše firmám, nebo jednotlivcům?
Obojí. Spolupracujeme s jednotlivci – často podnikateli a živnostníky –, kteří potřebují pomoci s úkoly mimo obor jejich podnikání. Řešíme pro ně faktury a účetnictví, pomáháme domlouvat schůzky, obvoláváme potenciální spolupracovníky a pravidelně posíláme výstupy. Spolupracujeme ale také s firmami. Zkrátka s kýmkoli, kdo potřebuje virtuálního asistenta.
Jak taková spolupráce s firmou probíhá?
Prvním krokem je to, že nám někdo napíše nebo zavolá. My si s ním vyjasníme, co všechno by od nás potřeboval, co jsme mu schopní poskytnout, jak dlouho odhadujeme, že by to mohlo trvat, a za jakou cenu by to orientačně bylo.
Pak už pracujeme na zadaném úkolu a klientovi v předem domluveném čase pošleme výstup. Informujeme ho, co se nám povedlo zjistit a zařídit, případně jestli existuje nějaký další postup, na který by bylo potřeba více času. Někdy se stane i to, že v průběhu plnění úkolu objevíme úplně novou možnost, se kterou klient ani nepočítal. V takovém případě se ho zeptáme, jestli by o to měl zájem a jestli v této návazné fázi máme pokračovat.
Má firma přiděleného jednoho asistenta, nebo pro ni úkoly pokaždé plní někdo jiný?
To je hodně individuální – záleží na firmě i typu úkolu. Jednorázové úkoly zpracovává pokaždé někdo jiný. Když ale fungujeme v rámci dlouhodobější spolupráce, většinou má firma přiděleného jednoho až tři asistenty, kteří pro ni pracují a kteří mají potřebné dovednosti.
Zmiňuješ dovednosti asistentů. Co musí virtuální asistent umět?
Hodně důležitý je time management – virtuální asistent musí umět dobře odhadnout své časové možnosti. Také musí být schopný rychle a efektivně zjistit, kde a jak se nejrychleji dostane k požadovaným informacím. V myTimi vše děláme tak, abychom klientovi za co nejkratší čas a co nejefektivněji podali co nejlepší výsledek. Myslím si, že právě tak by měl správný virtuální asistent fungovat.
Jak si toho správného virtuálního asistenta vybrat?
Záleží na tom, jestli chcete zadat úkol, který je obecný, nebo spíš specializovaný. Když budete potřebovat pomoci s fakturami a účetnictvím, hodí se najít asistenta, který ví, co je to DPH, jak fungují splatnosti, jak se která platba posílá a podobně. V momentě, kdy od asistenta chcete navolávání schůzek, měli byste zase najít člověka, který je schopný se příjemně vyjadřovat a domluvit se s lidmi na tom, co potřebuje. Při výběru virtuálního asistenta zkrátka záleží na tom, s čím přesně chcete pomoci.
Vyplatí se firmě virtuální asistence? Jaké pro ni má výhody?
Především pro lidi, kteří nechtějí ztrácet čas rutinními činnostmi, má virtuální asistence tu výhodu, že jednou něco zadají a pak už se o to nemusí starat. Nemusí přemýšlet, jaký je postup, jestli už se jim ozval příslušný úřad, do kdy je která lhůta… To všechno virtuální asistent řeší za ně a poté jim podává až finální výsledek.
Stejnou práci ale může zastat i klasická full-time asistentka. Jak se tedy virtuální asistent liší od ní?
Virtuální asistent je mnohem flexibilnější. Nemusíte řešit, jak přesně a na jak dlouho ho budete potřebovat. V týmu virtuálních asistentů je vždycky k dispozici někdo, kdo váš úkol vyřeší, případně předá příslušné osobě. Zároveň nemusíte řešit žádné pohovory, inzeráty ani nic dalšího z oblasti HR.
Virtuální asistent vyjde lépe i finančně. Především proto, že daného člověka nepotřebujete pořád, a tím pádem neplatíte full-time zaměstnance. Počítá se vám jen čas, který pro vás virtuální asistent reálně odpracuje.
Má virtuální asistence i nějaké nevýhody?
To záleží na zadavateli. Pokud úkol zadává někdo, kdo chce mít nad procesem 100% kontrolu, chce vidět každou zprávu a každý e-mail a chce mít přehled o každém telefonátu, virtuální asistence samozřejmě nemá smysl. U té se k člověku dostane až výsledek daného úkolu. Záleží pak na zadavateli, jestli je to pro něj výhoda, nebo naopak nevýhoda.
Ty děláš virtuální asistenci v myTimi. Proč by si lidé měli vybrat právě vás?
Velkou výhodou myTimi je to, že máme s virtuální asistencí hodně zkušeností. Vypracovali jsme si databázi úkolů a jejich řešení. Díky tomu je spolupráce mnohem efektivnější. Výhodou je také to, že v myTimi máme i specialisty na oblasti jako obchod nebo marketing. Díky tomu dokážeme v rámci virtuální asistence profesionálně vyřešit téměř všechno.
