Delegování jako způsob manažerského myšlení: Dostaňte svůj čas zase pod kontrolu

Co je to Sloanův filtr? 

Sloanův filtr, známý také jako Sloanův princip, dostal své jméno podle Alfreda P. Sloana, generálního ředitele společnosti General Motors. Ten začal tuto metodu uplatňovat ve dvacátých letech minulého století, když mu začala agenda jeho podniku přerůstat přes hlavu.  

Podstata Sloanova filtru je prostá. Jde o to, že vrcholové vedení by se podle Sloana mělo zabývat pouze relevantními strategickými rozhodnutími a úkoly, které nikdo jiný vyřešit nezvládne. Vše ostatní byste pak z vedoucí pozice měli vrátit na odpovídající úroveň rozhodovací hierarchie – tedy jednoduše delegovat. Buď na své podřízené, nebo v dnešní době třeba i na outsourcingovou společnost.  

Delegování pravomocí vám pomůže dostat čas znovu pod kontrolu 

Delegování označuje proces, při němž dochází k přenesení úkolů a pravomocí na jinou osobu. Přesunutí části práce na někoho jiného a zřeknutí se zodpovědnosti rozhodovat o každé drobnosti, vám pomůže získat zpátky drahocenný čas, který lze využít mnohem efektivněji.  

Když vás nikdo a nic nebude vyrušovat, získáte možnost opět se hluboce ponořit do stavu flow, ve kterém můžete soustředěně pracovat na strategických úkolech důležitých pro růst vaší firmy. 

Komu úkoly delegovat? 

Klíčem k tomu, aby váš byznys šlapal jako hodinky, je zvolit si pro delegování tu správnou osobu. Pokud pod sebou máte větší tým a už perfektně znáte přednosti každého z jeho členů, budete to mít o něco snadnější.  

Úkoly a pravomoci jednoduše rozdělte mezi zaměstnance s patřičnými znalostmi a dovednostmi, u kterých máte jistotu, že to zvládnou stejně dobře a rychle jako vy. Anebo dokonce ještě lépe a rychleji. 

Co když ale takový tým nemáte a na nábor několika nových zaměstnanců pro delegování dílčích úkolů vám momentálně schází finanční prostředky i prostor ve firmě? Vyzkoušejte pomoc virtuální asistentky, která vám dokáže ušetřit klidně desítky až stovky tisíc ročně. Nevěříte? Přesvědčte se o tom v našem článku.  

A hned, jak se o výhodách virtuální asistentky přesvědčíte, můžete si u nás její služby objednat a vyzkoušet to na vlastní kůži.  

Jaké úkoly delegovat? 

Ze všeho nejdřív je třeba dobře zvážit, které úkoly si nechat a které delegovat. Zamyslete se nejen nad svými silnými a slabými stránkami, ale také nad tím, co vás baví a co až tolik ne. Pozor, bude potřeba zatnout zuby a myslet trochu sebekriticky. Myšlenku, že všechno zvládnete udělat nejlíp jedině vy sami, rychle vyžeňte z hlavy. Jinak se z místa nepohnete.  

Úkoly, ve kterých opravdu vynikáte, a ty, které vás nejvíc baví a naplňují, si samozřejmě ponechejte. Ty zbývající ale bezostyšně přenechejte na ostatních. Ideálními adepty na delegování jsou: 

Provozní a opakující se úkoly: 

• fakturace, 
• urgence faktur, 
• vyřizování objednávek, 
• tvorba reportů, 
• správa databází, 
• zákaznický servis 
• a jiné pravidelné činnosti, k jejichž vyřízení není nezbytné ovládat žádné speciální dovednosti. 

Marketingové činnosti, ve kterých nejste příliš zdatní: 

• copywriting, 
• grafika, 
• tvorba webových stránek, 
• SEO, 
• správa sociálních sítí, 
• tvorba PPC kampaní 
• a jiné činnosti, které zvládnout lépe a rychleji specialisté v oboru. 

Klíčem k úspěšnému delegování je správné zadání úkolu 

Zatímco vy už znáte danou činnost do posledního detailu, pro zaměstnance nebo třeba virtuální asistentku půjde pravděpodobně o činnost zcela novou. Při samotném delegování tedy nepodceňujete důležitost zadání.  

Snažte se předat všechny potřebné informace a podklady co nepřesněji a nejpřehledněji – předejdete tím dalším dotazům či komplikacím, které byste museli později řešit. Definujte podrobně cíl a výstup úkolu a upozorněte na případné zádrhele, kterým je třeba se vyhnout. Volbu metodiky však nechte na svém podřízeném.  

Nezapomeňte si stanovit také termín, do kdy má být daný úkol splněný. Pokud si nejste jistí, že pracovník úkol napoprvé zvládne na 100 %, rozdělte činnost raději na několik dílčích podúkolů, které budete kontrolovat průběžně.  

Pomoct si můžete například metodou SMART, sloužící k definování cílů v podnikání. Její název vychází z prvních písmen několika slov, která přibližují, jak by měly stanovené cíle vypadat: 

• S: specifické (Specific) 
• M: měřitelné (Measurable) 
• A: dosažitelné (Achievable) 
• R: relevantní (Relevant) 
• T: časově vymezené (Time-bound) 

Nikdy jste o metodě SMART neslyšeli? Přečtěte si o ní víc v našem článku a zjistěte, jak ji aplikovat v praxi.  

Kdy je nejvhodnější čas na delegování? 

Spousta podnikatelů delegování neustále odkládá. Většinou proto, že už se dostala do nepříjemného kolotoče, ze kterého neví, jak ven. Netuší, co dřív, a kde jim hlava stojí. Mají pocit, že jim nezbývá čas na to, aby někomu vysvětlovali, jak dané úkoly udělat. Takže radši všechno dělají sami, kolotoč se točí pořád dál a úkoly se nabalují. 

Pokud takhle nechcete dopadnout, začněte nad delegováním úkolů a pravomocí přemýšlet ještě dřív, než začnete být zavalení. Ideální čas na delegování přichází v případě, kdy není nezbytně nutné, abyste danou činnost dělali vy sami. Pak už stačí jen najít někoho, kdo ji zvládne stejně dobře jako vy. A když někoho takového nenajdete ve vašem týmu, ozvěte se nám. Rádi vám ulehčíme a vezmeme velký kus práce za vás.