Řízení a vedení lidí – o čem vlastně mluvíme
Jako první si ale vyjasněme rozdíly mezi „vedením“ (to lead) a „řízením“ zaměstnanců (to manage).
Řízení – o kterém se budeme v článku bavit – spočívám především v zajišťování správného dodržování procesů, udržování věcí pod kontrolou a koordinaci efektivního fungování týmu, oddělení nebo celé společnosti. Zahrnuje plánování, organizování a rozhodování s cílem usnadnit co nejvíce zaměstnancům práci, která povede k očekávaným výstupům.
Manažeři, kterým jde řízení lidí, mají zpravidla svůj život pevně ve svých rukou, umí se efektivně rozhodovat, prioritizovat důležité a mají přehled o celkové vizi a strategii, kterou se řídí.
Honza říká: „Lidé, kteří jsou velice dobří v řízení zaměstnanců a věcí, jsou takoví, kteří mají perfektně pod kontrolou svůj život. Nevěnují se kravinám, ale důležitým věcem.“
Vedení lidí, které s řízením určitě souvisí, ale nebude hlavním předmětem tohoto článku, se týká spíše motivování a inspirování lidí. Ti pak jednají samostatně (nikoliv řízeně) inspirovaní jednáním vůdce. Pravý lídr je tedy někdo, kdo je vzorem pro ostatní. A vzorem se stane tak, že je lepší než ostatní, a zároveň se pořád snaží zlepšovat a být nejlepší verzí sama sebe (nemusí být ani nutně ve vedoucí pracovní pozici). Málo lidí na sobě ale pracuje tak, aby byli inspirativním vůdcem.
Bavíme se o řízení
V rámci managementu je hlavní dovedností spíše řízení zaměstnanců. Pokud manažer zároveň vede lidi tak, že je inspirativním vůdcem, je to rozhodně plus, ale není to nutný předpoklad.
V článku se tedy zaměřujeme na management ve smyslu zvládnutí plánovacích, organizačních, personálních a kontrolních činností, které jsou zaměřené na dosažení cílů organizace.
Styly řízení lidí v organizaci
V rámci řízení zaměstnanců, týmů a firem existují různé způsoby chování, které manažer může zaujmout.
1. Universalistický přístup
Tento styl řízení je založený na myšlence, že úspěch manažera závisí především na jeho osobnosti. Podle tohoto přístupu existuje jeden univerzální styl řízení lidí, který je efektivní v jakékoliv situaci a nezávisle na okolních podmínkách. Tento názor byl velmi populární v raných fázích studia managementu, kdy se předpokládalo, že manažerem se člověk musí narodit a že určité vrozené vlastnosti ho přirozeně předurčují k této roli.
Tuto teorii do určité míry zastává i náš CEO Honza, a to při výběru pracovníků na vedoucí pozice. Podle Honzy musí mít úspěšný lídr alespoň základní vrozené předpoklady a osobnostní rysy – které může dále rozvíjet a aktivně s nimi pracovat. Respektive, pokud člověk tyto základní vlastnosti nemá, bude pro něj opravdu těžké být ve vedoucí pozici a pravděpodobně mu to moc nepůjde. Proto v myTimi na vedoucí pozice dosazujeme lidi především na základě jejich osobnosti.
Příklad universalistického zadání:
Ahoj, čeká nás super zajímavý projekt, u kterého budete moct vyřídit svou kreativitu. Budeme dělat nový firemního blog, jehož cílem je posílení našeho SEO, zvýšení konverzí min. o 10 % a nabírání alespoň 5 relevantních leadů měsíčně. Všichni už máte s blogy zkušenosti, takže vám to určitě půjde skvěle.
Tady je pár rámcových bodů:
- Daniel se věnuje SEO už dlouho, takže bych byl rád, aby do středy vytvořil detailní analýzu klíčových slov, která nám bude sloužit jako základ pro tvorbu blogových témat i SEO v rámci copy.
- Jakmile bude analýza hotová označím zeleně, která z nich Jana s Luckou přednostně do 14 dnů zpracují už jako hotové články (k nim vám klíčová slova dodá Barča). Žlutě podbarvím ty, ke kterým udělá Hanka harmonogram do konce roku.
- Hani, uveď prosím vždy téma článku, deadline pro copywriting, grafiku, QA a publikaci. Plus přidej i zdroje pro inspiraci.
- Vojto, přečti si vždy odpovídající článek a vytvoř k němu odpovídající grafiku. Lucka s Janou tě vždycky označí, až to budou mít připravené.
- Hotové články vkládejte do sdílené složky a označte mě ve Freelu pro QA. Hanka zajistí, že všechny články budou publikovány do 20. 6.
Když narazíte na jakékoliv obtíže, neváhejte se na mě obrátit. Těším se na vaše výstupy!
2. Direktivní řízení
Direktivní (také autoritativní) řízení je orientované na plnění úkolů. Nadřízený v něm nastavuje jasné cíle a zajišťuje, že je zaměstnanci bez zbytečných průtahů plní. Jednoznačně specifikuje, co v rámci plnění úkolu očekává a tým poté postupuje podle jeho pokynů.
Výhodou direktivního řízení zaměstnanců je rychlé plnění úkolů s minimem chyb. Zaměstnanci se nemusí potýkat s vágními a nejednoznačnými zadáními, které často vedou k nedorozuměním a řadě oprav zdržujícím celý proces.
Zvlášť účinný je tento styl v krizových situacích, kde má jasně stanovený postup přednost nad kreativitou.
Příklad direktivního zadání:
Ahoj, budeme dělat nový firemní blog pro celkové posílení SEO, zvýšení konverzí a nabírání relevantních leadů.
Celý projekt rozpadneme na dílčí úkoly následovně:
- Daniel udělá do středy velkou analýzu klíčových slov, ze které vyjdeme při tvoření témat.
- Já následně označím zeleně hlavní témata, která je potřeba zpracovat přednostně. A žlutě témata, která jsou pro nás také zajímavá, ale nejsou prioritní, takže se budou zpracovávat až v další fázi.
- Hanka udělá do pátku harmonogram tvorby, kde uvede téma článku, deadline zpracování pro copy, deadline pro grafiku, pro QA a pro publikaci. Každý týden chceme publikovat jeden článek. Prosím přidat i zdroje, které budou sloužit jako inspirace, jak téma pojmout.
- Lucka a Janou pak mají 14 dní na to zpracovat prvních 8 témat. (Další už budou po tom týdnu.) Každá z vás udělá 4 články. Přiřadím vám samostatné úkoly s termíny na tvorbu, grafiku i QA a publikaci. Bára vám ke každému tématu udělá samostatně analýzu klíčových slov.
- Klíčová slova, která dostanete použijte všechna a v co nejvyšším počtu, potřebujeme články zpočátku co nejvíce posílit. Platí ale, že srozumitelný obsah má přednost před SEO. KWs dostanete seřazená dle priority – ber na to ohled.
- KWs vždy podbarvěte modře.
- Autor textu pak vždy pošle konkrétní zadání na grafiku Vojtovi – přesně popíšete, co a jak chcete k článku vytvořit.
- Hotové články vkládejte do této složky a označte mě ve Freelu, že jsou připravené na QA.
- Publikaci udělá zase Hanka, všechno musí viset na webu nejpozději 20. 6.
Příklady úspěšných blogů, ze kterých se můžeme inspirovat zde.
Časová dotace na úkol pro všechny členy týmu uvedená zde.
Honza říká: „Většina začínajících manažerů je právě autoritativních. Často jsou ale zbytečně tvrdí, přehnaně „micromanagují“ a většinu zaměstnanců tento přístup odradí a zbrzdí v jejich rozvoji. To vede paradoxně k tomu, že manažeři najednou obrátí a jsou pro změnu až příliš měkcí.“
3. Demokratický styl řízení
Tato metoda (někdy označovaná jako participativní) staví na zapojení spolupracovníků do procesu rozhodování. Manažer deleguje značnou část své autority, ale ponechává si odpovědnost za konečná rozhodnutí. Spíše tedy koordinuje průběh úkolů a konzultuje se spolupracovníky dosažené výsledky.
To vede k tomu, že jsou lidé v týmu více aktivní, samostatní a iniciativní. Dále jsou dlouhodobě motivovaní tím, že se podílí na dosažení společného cíle. Obvykle sedí především seniornějším pracovníkům, kteří vykonávají kreativní práci.
Příklad demokratického zadání:
Ahoj, jak asi víte, budeme tvořit nový firemní blog, který bude sloužit k posílení našeho SEO, zvýšení konverzí a nabírání relevantních leadů. Rád bych, aby se každý z vás do tohoto projektu zapojil a přispěl svými nápady a zkušenostmi.
V rámci úkolu bychom měli udělat následující ↓. Napište mi, kdo by si chtěl vzít na starost jaký úkol. Když bude u nějakého více zájemců, tak se mezi sebou domluvte.
- Udělat analýzu klíčových slov – čím dříve, tím lépe.
- Společně se ve středu sejít a na základě klíčovky vybrat témata, která jsou pro nás v rámci blogu nejdůležitější.
- Vytvořit harmonogramu tvorby. Potřebujeme dát do tabulky deadliny pro copywriting, grafiku, QA a publikaci. Plus ideálně dohledat i zdroje, které by u témat mohly sloužit pro inspiraci.
- Sepsání prvních 8 článků. Bude super, když to zvládnete do 14 dnů. Ke každému článku udělat samostatně analýzu klíčových slov.
- Schůzka, kde všechny napsané články společně projdeme a dáme k nim případné připomínky a vylepšení. Plus bychom vymysleli zadání pro grafiku.
- Vytvoření složky, kam budeme vkládat hotové články
- Do 20. 6. publikovat těch prvních 8 článků.
Kdyby vás kohokoliv napadnul nějaký zlepšovák, jak tento úkol pojmout, určitě dějete vědět. Buď přímo sem, nebo mi volejte/piště.
Každopádně se uvidíme ve středu na brainstormingu, kde projednáme vaše návrhy a doladíme detaily.
Honza říká: „Zkušení manažeři si cca po 10–15 letech najdou dobrý balanc mezi demokratickým a direktivním stylem řízení, který funguje zpravidla nejlépe. Demokratické není stanovování cílů, ale jenom prostředků k jejich dosažení.
Nejlepší styl, se kterým jsem se setkal – ten zaujímá většina dobrých CEO – je diktatura s určitou mírou volnosti. Takový lídr jasně nastaví, co se od zaměstnanců očekává, co chce, aby byl výsledek, ale dává volnost v tom, jak toho výsledku dosáhnout.
Zároveň ale nedává lidem pocit, že se podílí na řízení – sejme z nich stres z této zodpovědnosti, kterou většina lidí neunese.“
4. Liberální styl řízení
Řízení zaměstnanců, při kterém manažer nechává řízení práce plně na svých pracovnících, je spíše pasivní, do jejich práce příliš nezasahuje a nekontroluje výsledky. Hlavní role lídra v tomto přístupu spočívá v podpoře týmu, předávání důležitých informací a pomoci při řešení problémů, které přesahují běžné pracovní možnosti zaměstnanců.
Tento styl často vede k neregulovanému průběhu práce, opožděným nebo nevyhovujícím výsledkům. Výkonnost týmu bývá nekonzistentní, ale dává větší prostor kreativitě. Může se hodit u expertních týmů ve výzkumu, vědě apod. V běžných firmách je těžko aplikovatelný.
Příklad liberálního zadání:
Ahoj týme, máme před sebou vytvoření firemního blogu, který bude sloužit k posílení našeho SEO, zvýšení konverzí a nabírání relevantních leadů. Chtěl bych vám dát plnou volnost v tom, jak k tomuto úkolu přistoupíte, protože máte s blogy zkušenost.
- Daniel: analýza klíčových slov, stejně jako jsme dělali u tohoto úkolu před 14 dny.
- Hanka: tvorba témat článků na základě klíčovky a sestavení harmonogramu, jako už jsi taky dělala.
- Lucka a Janou: podle harmonogramu zpracujte prvních 8 témat. Rozvrhněte si práci tak, jak vám to nejlépe vyhovuje, a domluvte se s Vojtou na grafice a Hankou na QA a publikaci.
Pokud budete potřebovat jakoukoliv pomoc, radu nebo zdroje, pište/volejte.
Termín dokončení projektu je stanoven na 20. 6., takže věřím, že vám nechávám dostatek prostoru, abyste mohli pracovat vlastním tempem. Důležité je, aby 20. bylo publikovaných těch 8 článků a hotový harmonogram na celý rok.
Výstupy prosím dávejte sem.
Tip: Přečtěte si také 8 nejdůležitějších rad o strategickém myšlení pro podnikatele.
Jak na řízení a rozvoj lidí ve firmách
Teď ještě trocha teorie o řízení lidí v organizaci – úspěšný management se opírá o několik základních pilířů, které pomáhají formovat silné a efektivní lídry.
Vize
Lídr musí jasně vidět budoucí směřování týmu nebo organizace a umět tento obraz předat ostatním tak, aby byli pro jeho realizaci nadšení.
Empatie
Je schopný naslouchat, porozumět a reagovat na obavy svého týmu. S tím se pojí i vzájemná důvěra mezi nadřízenými a podřízenými, která je ohromně důležitá.
Honza říká: „Podřízený a nadřízený se nemusí mít příliš rádi, ale musí si vzájemně věřit. Jakmile si nevěří, podřízený nebude dělat, co chce nadřízený, a vedoucí zase nebude chtít podřízenému zadávat úkoly. Pokud je porušená důvěra, jeden musí z kola ven, protože to nemůže fungovat.“
Flexibilita
Úspěšní lídři umí přizpůsobit své metody a přístupy měnícím se podmínkám a potřebám týmu.
Honza říká: „Nejlepší manažeři přizpůsobují stůj styl vedení lidí tomu, koho zrovna řídí. Když znají osobnostní charakteristiky a senioritu toho, s kým jednají, je jeho řízení snazší. Jinými slovy, je důležité dobře znát své zaměstnance.“
Komunikace
Manažer musí být schopný jasně a přesvědčivě sdělovat své myšlenky, naslouchat (relevantním) názorům ostatních a efektivně vyjednávat a řešit konflikty. Taky musí umět dobře komunikovat s ostatními lídry.
Honza říká: „Pokud u nás ve firmě nastane konflikt mezi manažery, tak jsou vyhozeni oba. Protože dospělí lidé (obzvláště na této pozici) by měli být schopní si mezi sebou problémy vyřešit. Politikaření nemá na pracovišti co dělat, protože všichni mají jeden společný cíl.“
Motivace
Lídr by měl povzbudit a inspirovat ostatní, aby práci dělali naplno a s nadšením. To zahrnuje uznávání úspěchů, poskytování zpětné vazby a podporu osobního a profesionálního rozvoje členů týmu.
Honza říká: „Při vedení lidí je klíčové přemýšlení nad motivací druhé strany – vědět, proč by to vlastně měla chtít udělat. U většiny lidí to je dělat dobře svou práci a mít za ni dobrou odměnu. Takže lídrovi se vyplatí dát zaměstnanci všechny nástroje k tomu, aby dělal svou práci dobře.
Ale aktivně motivovat zaměstnance nelze. Můžete je jenom demotivovat. Motivaci totiž musí mít už ve chvíli, kdy je nabíráte. Jakmile motivovaní nejsou, nemá smysl je přijímat nebo je ve firmě držet.“
Rozhodnost
Provádět těžká rozhodnutí a čelit rizikům – i to musí mít dobrý manažer v malíčku. Má být připravený stát za svými rozhodnutími a nést za ně odpovědnost, i když to může být nepopulární nebo náročné.
Honza říká: „Například na seniorního, ale příliš analytického člověka nejde delegovat pravomoce, protože trpí paralýzou z analýzy a neměl by mít zodpovědnost za rozhodování.“
Tip: Zjistěte, jak využít modely BCG matic a GE matic ve strategickém managementu.
Základní dovednosti pro řízení lidí v organizaci
Honza z vlastní zkušenosti uvádí tyto základní vlastnosti a dovednosti lídra:
- velká organizovanost,
- schopnost prioritizovat,
- inteligence,
- dobrá znalost fungování organizace,
- umět odhadovat náročnost práce a dobře ji rozkládat mezi tým,
- lidskost, empatie a schopnost přizpůsobit své požadavky situaci jednotlivců,
- spolehlivost a férovost,
- být číselně orientovaný,
- nastavovat očekávání,
- mít konzistentní chování a netrestat lidi za zbytečnosti.
„Většina lidí jsou špatní manažeři, ale myslí si, že jsou dobří,“ dodává svou zkušenost Honza.
Tip: Přečtěte si také, jak vypadá běžný den CEO a co Honza radí pro zlepšení produktivity.
Řízení zaměstnanců v praxi
Podívejme se na další konkrétní postřehy a situace, se kterými se Honza v praxi setkává.
Častý kámen úrazu – zadávání úkolů
Nejtěžší na řízení a vedení lidí je dobře zadat úkol. Tedy tak, že ho zaměstnanec dobře pochopí a na poprvé ho provede správně. K tomu, aby zadání bylo takto pochopitelné, musí mít manažer vizualizovaný výsledek daného konkrétního úkolu. Jakmile manažer neví, co vlastně chce a dá vágní zadání, často vyvstává problém (pokud nemá velmi seniorní tým, kterému to stačí).
Dalším nevhodným stylem zadávání může být příliš podrobný popis úkolu se všemi kontexty, které ale řešitel ve finále nepotřebuje znát a jenom se v nich ztrácí. Manažer by tedy měl mít schopnost prioritizovat to důležité a jasně stanovit, jaký výsledek chce.
Tip: K určení důležitosti a naléhavosti pomohl sám prezident Spojených států amerických Dwight D. Eisenhower a to tzv. Eisenhowerovým principem, o kterém jsme psali v tomto článku.
Chytří podřízení se řídí lépe
Zní to banálně, ale faktem je, že marketingový tým se vám bude řídit snáz než úklidová firma. U méně kvalifikovaných profesí je většinou nutné zaujmout direktivní styl řízení. Jiný nefunguje. Od těchto zaměstnanců nelze očekávat, že dělají práci podle svého nejlepšího vědomí a je nezbytné je plně řídit a kontrolovat.
Čím jsou zaměstnanci chytřejší, charakternější a motivovanější, tím se řídí lépe.
U chytrých zaměstnanců by pak ideálně neměly být výrazně vidět poziční rozdíly ve smyslu nadřízenosti a podřízenosti. Vedoucí totiž nemá potřebu dávat okázale najevo svou nadřízenost, protože zaměstnanci sami moc dobře vědí, kdo jim velí, respektují to a nepotřebují to připomínat.
Stresové situace chtějí pevnou ruku
Čím stresovější situace je, tím je důležitější, aby manažer použil direktivní řízení, jasně a rychle zadával úkoly a nenechával prostor pro diskuzi nebo zbytečné pochyby. Na druhou stranu pomáhá rychle vyjasnit stanoviska a motivace zúčastněných stran, aby byla jistota, že nedochází k nedorozumění.
Honza říká: „Když se zaměstnanci kritickou situaci proberete (dodáte jí trochu kontextu), často najednou uvidí hloupost svého jednání. A vy naopak pochopíte, proč udělali nějakou věc, která se zdá naprosto imbecilní. Jakmile důvody jejich jednání znáte, můžete se situací mnohem lépe nakládat.“
Je se v řízení zaměstnanců zlepšit?
Podle Honzy se v řízení a vedení lidí nejlépe zlepšíte tak, že budete sledovat jiné úspěšné lídry, analyzovat co dělají a brát si z nich příklad. Vyloženě mentoring či přímá školení řízení a vedení lidí většinou nefungují, protože nejde sehnat dostatečně dobrého mentora (pokud nemáte štěstí a není např. váš nadřízený). Lidé, kteří nabízí mentoring, většinou dělali maximálně team leada a přečetli si pár knížek o vedení lidí. Opravdoví lídři zpravidla nemají čas ani zájem o mentoring, ale vedou svůj byznys.
Kromě sledování úspěšných lídrů je pak nejlepší učení se praxí a čtení knih od kvalitních autorů, kteří mají k tématu co říct.
Jaké počáteční chyby při řízení zaměstnanců dělal náš CEO?
Jan Skovajsa
Určitě zmiňovaná autoritativnost. Byl jsem hodně přísný a snažil se mít všechny věci pod kontrolou. Naštěstí mi to ale trvalo jen chvíli, a pak jsem se to odnaučil, protože jsem řídil 200 lidí, kteří byli všichni starší než já. A zjistil jsem, že nejlepší je se s nimi nějak domluvit, aby viděli, že se jim snažím hlavně pomáhat, a ne je šikanovat.
Tip: Pro další tipy a názory CEO sledujte Honzu na LinkedIn.
Mýty ohledně řízení lidí v organizaci
Největší mýtus je, že by vás lidé měli mít rádi. Je to ale přesně naopak. Jakmile lpíte na své oblíbenosti, jste nevhodným kandidátem pro management. Když chcete být oblíbení, snažíte se trochu vyhovět všem, ale ve finále vlastně nevyhovíte nikomu. Manager musí být smířený s tím, že bude dělat nepopulární rozhodnutí, která budou lidi štvát.
Dalším častým mýtem je už zmiňované tvrzení, že řízení lidí je talent, se kterým se člověk narodí. Ale jak říká Honza, důležité je mít určité předpoklady, které se budou dále vědomě rozvíjet. Talent není sám o sobě zárukou úspěchu a mnoho dovedností si můžete osvojit.
Manažeři mají také často tendenci předpokládat, že zaměstnanci jsou líní a nedělají dost. Ale většinou je to jen ukázka jejich špatného řízení týmu.
V neposlední řadě je pak mýtus, že řízení zaměstnanců jde dělat vzdáleně. Nejde, nebo jen obtížně – bez nějakého bližšího osobního vztahu.
Tip: Podívejte se také na 7 nástrojů, které pomáhají řídit byznys.
Pár slov na závěr
Úspěch jako lídra závisí na především na schopnosti převzít kontrolu a zodpovědnost, dávat dobrá zadání a inspirovat svůj tým k dosažení výsledků.
Pamatujte, že dobrý lídr dokáže rychle reagovat, přizpůsobit se každé situaci a neustále myslí na dosažení stanovených cílů.
