Nezaplacené faktury rozhodně nejsou nic příjemného. Naštěstí se však jedná o situaci, kterou můžete vyřešit – v některých případech dokonce velmi snadno. Jak vymáhat nezaplacené faktury, jak funguje postoupení pohledávky a jak nezaplaceným fakturám předejít?
Nezaplacené faktury nejsou v Česku žádnou výjimkou
Nezaplacené faktury trápí většinu podnikatelů. Skupinou, která se s neuhrazenými pohledávkami potýká nejčastěji, jsou drobní živnostníci. Často se přitom jedná o částky kolem 10 000 Kč, kvůli kterým se podnikatelům nechce zahajovat vymáhání, a proto zbytečně přichází o peníze. Vymáhání nezaplacené faktury přitom může být rychlejší a jednodušší, než by se mohlo zdát.
Jak funguje vymáhání dluhů?
Vymáhání faktur po splatnosti může být soudní, nebo mimosoudní. Během mimosoudního vymáhání posíláte dlužníkovi upomínky a žádáte ho o uhrazení dluhu. Pokud fakturu přesto nesplatí, přichází na řadu předžalobní výzva a soud.
Prvním krokem je upomínka nezaplacené faktury
Prvním krokem vymáhání faktur po splatnosti by měla být upomínka. Jedná se o mimosoudní vymáhání, které stále ještě může být přátelské a nepoškodí vztahy s obchodními partnery.
Kdy upomínku nezaplacené faktury odeslat?
Hraničním dnem pro poslání peněz je datum splatnosti faktury. Teoreticky můžete upomínku poslat hned první den poté, co dlužník splatnost nedodrží. V praxi se však většinou tolerují určité odchylky, a to podle toho, jaké vztahy máte s dlužníkem nebo jaké jsou konkrétní okolnosti.
- Pokud máte s dlužníkem dobré vztahy a obvykle platí včas, počkejte s odesláním upomínky ještě zhruba týden.
- Pokud vám dlužník platil pozdě už v minulosti, nebojte se poslat upomínku nezaplacené faktury okamžitě.
Jak upomínku formulovat?
Opět záleží na konkrétní situaci. Může se stát, že dlužník na fakturu prostě jen zapomněl. Abyste zachovali dobré obchodní vztahy, zvolte proto raději mírný tón, který z upomínky neudělá výhrůžku, ale spíše připomenutí. Zároveň však jasně formulujte problém a požadavky.
Na internetu najdete několik vzorů, jak upomínku neuhrazené faktury napsat. Obecně by měla obsahovat tyto informace:
- údaje o faktuře po splatnosti
- informace o termínu splatnosti
- nový termín splatnosti.
Upomínka nemusí skončit v poštovní schránce
Upomínku neuhrazené faktury nemusíte posílat poštou. Taková varianta je velmi formální a hodí se především pro větší společnosti nebo pro vysoké dlužné částky. Pokud si nepotrpíte na formálnosti, úplně postačí, když upomínku pošlete e-mailem. A jestliže máte s dlužníkem skutečně dobré vztahy, možná vám bude stačit jen zvednout telefon. U poslední varianty se však mějte na pozoru – pokud si nejste jistí, jak se bude vymáhání dluhu vyvíjet, je lepší mít vše písemně.
Druhá a třetí upomínka nezaplacené faktury
Pokud dlužník na první upomínku nezareaguje, měli byste podle pravidel poslat ještě druhou a třetí upomínku. V druhé upomínce už buďte věcní a strozí, zmiňte, co dlužníkovi hrozí, pokud nezaplatí, a připomeňte případné sankce za pozdní splacení faktury.
Třetí upomínka už je posledním krokem před podáním žaloby. Možná ji znáte spíše pod pojmem předžalobní výzva.
Předžalobní výzva vyřeší 40 % nezaplacených faktur
Předžalobní výzva se setkává s vysokou úspěšností. Dlužníci, kteří neplatili a čekali, zda jim to projde, si totiž uvědomí, že neprojde. Podle statistik dokonce uhradí fakturu na základě předžalobní výzvy 40 % dlužníků.
Jak předžalobní výzva vypadá?
Poslání předžalobní výzvy je povinným krokem předtím, než zahájíte vymáhání faktury po splatnosti u soudu. Proto už je předžalobní výzva oficiálním dokumentem a měli byste si na ní dát záležet. Měla by obsahovat následující informace:
1. Identifikaci věřitele a dlužníka
U nepodnikajících fyzických osob se uvádí jméno, příjmení, adresa a datum narození. U podnikajících fyzických osob (živnostníků) je potřeba uvést i adresu sídla a IČO. U právnických osob se pak uvádí název firmy, adresa jejího sídla a IČO.
2. Specifikaci dluhu
Uveďte přesnou částku, kterou vám druhá strana dluží. Kromě samotné výše pohledávky zahrňte i další náležitosti, které se s neuhrazenou fakturou pojí (například úroky z prodlení).
Měli byste uvést i právní titul vzniku dluhu – to znamená informace o smlouvě, kterou jste spolu uzavřeli, a o jejím plnění. Uveďte i to, zda jste dlužníka informovali prostřednictvím upomínek nezaplacené faktury.
4. Výzvu k úhradě faktury
V předžalobní výzvě byste měli dlužníka vyzvat, aby dluh uhradil, a informovat ho o novém datu splatnosti. Nová lhůta by měla být minimálně 7 dní. Nezbytnou součástí předžalobní výzvy je informace, že pokud faktura nebude uhrazena, začnete dluh vymáhat soudní cestou.
Nechte si důkaz o poslání předžalobní výzvy
Pokud skutečně dojde k žalobě, je potřeba mít u sebe důkaz, že jste předžalobní výzvu poslali. Takovým důkazem může být třeba podací lístek z pošty.
Jak funguje vymáhání dluhů u soudu
V některých případech ani výzva nepomůže a vám nezbyde než zahájit soudní vymáhání nezaplacené faktury. Nezapomeňte ale, že žalobu můžete podat nejdříve 7 dní po odeslání předžalobní výzvy. Pokud jste v předžalobní výzvě uvedli delší lhůtu pro splacení dluhu, počkejte s žalobou, než tato lhůta uplyne.
Jaké důkazy bude soud potřebovat?
Soud od vás bude chtít důkazy o vymáhání nezaplacené faktury. V průběhu vymáhání si tedy uchovávejte veškerou dokumentaci, která by mohla posloužit jako důkaz – podepsanou smlouvu, kopii faktury nebo třeba printscreeny komunikace s obžalovaným.
Soud může rozhodnout i bez jednání
Pokud vy i dlužník souhlasíte s tím, aby rozhodnutí proběhlo bez jednání pouze na základě žaloby a dodaných důkazů, může soud vydat elektronický platební rozkaz. Výhodou je rychlejší vyřešení problému a nižší soudní náklady. Pokud však jedna ze stran nesouhlasí nebo pokud je dlužná částka vyšší než milion Kč, musí proběhnout soudní jednání.
Soud jste vyhráli, ale nezaplacená faktura je stále nezaplacená: Co dál?
Jestliže vám dlužník nezaplatí ani poté, co jste soud vyhráli, můžete pohledávku vymáhat prostřednictvím exekutora. V takovém případě byste u exekutora měli podat návrh na nařízení exekuce, který vám pomůže sepsat advokát.
Postoupení pohledávky: Jednoduché řešení, nebo zlodějina?
Často nejjednodušším řešením je postoupení pohledávky. Funguje tak, že dluh „prodáte“ novému věřiteli – zpravidla společnosti, která se postoupením pohledávek zabývá. Dluh se vás pak přestává týkat a nový věřitel už si ho vymáhá sám.
Jak to funguje v praxi? Dejme tomu, že vám někdo neuhradil fakturu ve výši 100 000 Kč. Vám se nechce pouštět do složitého vymáhání nezaplacené faktury, a tak pohledávku postoupíte – prodáte ji za 50 000 Kč. Získáte tak alespoň část dluhu zpět. Společnost, které jste pohledávku postoupili, následně začne dluh sama vymáhat, a pokud je úspěšná a získá od dlužníka 100 000 Kč, je 50 000 Kč v zisku.
Vy tak na jednu stranu dostanete jednoduché řešení a jistotu, že alespoň část peněz dostanete. Na druhou stranu o zbytek peněz přijdete. Vyplatí se to? To už je otázka, na kterou si musíte odpovědět sami.
Kdy si vzít na pomoc s nezaplacenou fakturou advokáta?
Čím dříve si na pomoc s vymáháním nezaplacených faktur přizvete advokáta, tím lépe. Specializovaný advokát má s vymáháním nezaplacených faktur bohaté zkušenosti a přesně ví, co si může dovolit a jak vymáhání funguje. Svěřit mu proto můžete už tvorbu upomínky. Pokud však s najmutím advokáta váháte, nejpozdějším bodem, kdy jeho pomoc budete potřebovat, je podání žaloby. U soudu se bez advokátní kanceláře neobejdete.
4 tipy, jak nezaplaceným fakturám předejít
Nejlepší lék proti nezaplaceným fakturám je prevence. Máme pro vás 4 tipy, jak na ni.
- Ve smlouvách automaticky uvádějte sankční úrok neboli úrok za prodlení. Druhá strana si tak bude od začátku jistá, že se splacení dluhu nevyhne.
- Zvažte pojištění pohledávek.
- Důvěřujte, ale prověřujte. Než s někým podepíšete smlouvu, ověřte si ho v registru dlužníků nebo si přečtěte recenze, které o něm napsali ostatní.
- Všechny faktury před odesláním pečlivě zkontrolujte. 61 % neuhrazených plateb je totiž způsobeno špatnou fakturací.
S vymáháním faktur vám pomůže myTimi
Trápí vás neuhrazené faktury? Rádi vám s nimi pomůžeme. Najdeme pro vás firmu, která se o vymáhání pohledávek postará. A pokud bude potřeba, spojí vás s advokáty a předá záležitost k řešení soudní cestou. Nenechte se připravovat o peníze.
